Un administrateur de subvention est chargé de superviser les propositions de subvention, de surveiller les fonds de la subvention et de s'assurer que toutes les activités de subvention sont conformes au contrat. L'administrateur doit connaître toutes les échéances et les résultats mesurables, produire de la correspondance, créer des rapports et tenir des registres pour prouver que toutes les conditions de la subvention sont remplies. La collecte, la saisie et l'analyse des données font partie du processus. L’administration des subventions est une activité professionnelle qui exige une attention particulière aux détails et une expertise technique.
Organiser
Recueillir et organiser la proposition de subvention, tous les documents annexes et la correspondance ultérieure relative à la subvention. Utilisez les sections de subvention comme point de départ pour l'organisation, avec un fichier pour chaque résultat mesurable, par exemple. Classer toutes les données collectées en fonction du résultat auquel elles se rapportent, afin que les informations soient facilement disponibles au moment de la rédaction des rapports mensuels ou de fin d'année. Une bonne administration d’une subvention nécessite beaucoup de paperasserie et elle doit être organisée avec soin.
Identifier et soumettre les formulaires requis de la manière et dans les délais spécifiés dans le contrat. La création d’une liste de contrôle et d’un échéancier au début du processus contribuera à assurer la conformité.
Déterminer et mettre en œuvre les systèmes de collecte de données nécessaires pour satisfaire aux conditions de la subvention. Chaque résultat mesurable spécifié dans la subvention doit être prouvé par une documentation. Par exemple, si vous avez promis d’inscrire 50 étudiants, vous devez disposer de formulaires d’inscription et de feuilles de connexion écrites.
Surveillez les budgets: surveillez les dépenses pour vous assurer que les achats et les dépenses sont effectués conformément aux postes du budget et publiez des rapports périodiques sur les dépenses afin que le personnel sache à quoi il vis en ce qui concerne les achats et les limites budgétaires.
Obtenir l’approbation des modifications apportées aux subventions, conformément aux termes du contrat, au fur et à mesure que la période de subvention avance et que des modifications s’imposent. Tout changement dans les conditions de subvention doit être approuvé par le directeur général de l'organisation.
Surveiller les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et des résultats promis et suggérer des modifications si elles ne sont pas atteintes Par exemple, si les objectifs de fréquentation ne sont pas atteints, le membre du personnel chargé du recrutement doit être averti afin qu'il puisse prendre des mesures correctives.
Conseils
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Ecrivez le salaire de l’administrateur dans la subvention en tant que poste dans le budget. Si l'administrateur gère plus d'une subvention, écrivez-les sous forme de pourcentage du temps nécessaire à l'administration de chaque subvention.
Attention
Ne commettez pas l'erreur de vous attendre à ce que le personnel existant trouve le temps d'administrer une subvention importante. Les subventions de 100 000 $ et plus nécessitent beaucoup de temps et d’expertise pour assurer la conformité et la conformité est nécessaire si vous espérez obtenir un financement à l’avenir.
