L’un des nombreux formulaires de l’Internal Revenue Service, le W-9, offre aux employeurs la possibilité de collecter les numéros de contribuable auprès des employés. En vertu de la législation fiscale des États-Unis, le gouvernement impose certaines sociétés à titre individuel, plutôt qu’à des entités commerciales. La question de savoir si les sociétés ont besoin d'un W-9 dépend des spécificités de la situation et du type de société en question. L'IRS révise régulièrement les instructions pour classer le W-9.
Formulaire W-9
Le formulaire W-9 fournit à l’employeur le numéro d’identification fiscale d’un employé. Toute personne autorisée à travailler aux États-Unis, y compris les citoyens et les résidents étrangers, possède ce numéro. Remplir le formulaire constitue une tâche relativement simple, car il ne nécessite que le nom, l'adresse, le numéro d'identification fiscale, la classification fiscale et la signature de la personne concernée. Les entreprises ne déposent pas ces formulaires auprès du gouvernement, mais les conservent plutôt dans les dossiers des employés à titre de feuille de référence.
Dépôt d'un W-9 auprès d'une société
Lorsqu'une entreprise sous-traite du travail, elle demande souvent à l'employé sous-traité de remplir et de renvoyer un formulaire W-9 à titre de référence. Les sociétés utilisent les informations fournies par un W-9 à des fins fiscales. Le numéro d’identification fiscale d’un employé sous-traité permet aux sociétés - et à tout autre employeur - de payer et d’imposer correctement les employés et de signaler tous les paiements effectués à des employés sous-traités à l’IRS. Les banques peuvent également demander aux clients de déposer un W-9 comme preuve d'identité et du statut de contribuable.
Déposer W-9 en tant que société
Dans certains cas, les sociétés doivent remplir les formulaires W-9 lorsqu'elles sont sous contrat pour travailler avec d'autres sociétés ou employeurs. Lorsqu'un particulier travaille pour une société à responsabilité limitée telle qu'une société S, une société C, une société de personnes ou une entreprise à propriétaire unique, il doit déposer un W-9 en tant que société portant le numéro d'identification fiscale de la société. Dans de tels cas, le W-9 doit contenir le numéro d'identification fiscale de la société et non du particulier. Toute personne travaillant en tant que société souhaitant utiliser un numéro d'identification fiscale personnel sur un W-9 pour un travail spécifique doit remplir le formulaire en tant que personne physique et non comme société.
Information additionnelle
Pour un citoyen américain, un numéro d'identification fiscale constitue votre numéro de sécurité sociale. Les résidents permanents sans numéro de sécurité sociale peuvent demander un numéro d'identification fiscale auprès de l'IRS. Les nouveaux résidents des États-Unis doivent obtenir un numéro de sécurité sociale avant de commencer à travailler. Si une entreprise sous-traite un travail avec un citoyen ou un résident non américain, cette personne peut déposer un formulaire W-8 plutôt qu'un formulaire W-9.
