Les feuilles de calcul sont un outil populaire au bureau et peuvent également être utiles à la maison. Que vous ayez besoin d'un calendrier pour détailler et additionner automatiquement les coûts d'un mariage, produire une facture pour votre client indépendant ou créer un jeu d'états financiers pour votre entreprise, les feuilles de calcul sont à la hauteur de la tâche.
La courbe d'apprentissage peut être longue si vous souhaitez utiliser certaines des fonctionnalités les plus avancées, mais une fois que vous avez compris le fonctionnement des feuilles de calcul et leurs fonctionnalités, vous constaterez que leurs utilisations sont presque infinies.
Qu'est-ce qu'un tableur?
Un tableur est un document électronique qui utilise des lignes et des colonnes pour stocker et manipuler des données. Il s'agit d'une feuille de calcul numérique, basée sur un logiciel, modélisée d'après le format papier du papier quadrillé d'un comptable. Les lignes et les colonnes forment des cellules qui contiennent des éléments de données distincts. Vous pouvez utiliser des feuilles de calcul pour effectuer des calculs mathématiques et d’autres manipulations sur les données que vous entrez.
De nombreuses personnes utilisent également des feuilles de calcul pour enregistrer et stocker des données comportant plusieurs attributs. Par exemple, le nom d'une personne, ses coordonnées, le nom de l'entreprise pour laquelle il travaille, son titre et son statut de relation commerciale peuvent être utilisés pour une base de données de prospection des ventes.
Vous pouvez trier les données dans une feuille de calcul et y effectuer divers types d’analyses. Vous pouvez également appliquer diverses formules et fonctions aux données. Les tableurs offrent la possibilité d'organiser vos informations et de les utiliser comme base pour créer des tableaux, des graphiques et des graphiques à des fins d'analyse.
Pourquoi utiliser un tableur?
L'une des raisons les plus courantes pour utiliser des tableurs est de stocker, enregistrer et imprimer des données. Il est facile d'organiser et de trier des données avec une feuille de calcul et, en raison de la disposition avec des lignes et des colonnes de cellules, vous pouvez cliquer n'importe où pour mettre à jour facilement les informations sans avoir à vous soucier des espaces invisibles, des retours ou des tabulations comme dans d'autres programmes. comme un traitement de texte.
Vous pouvez automatiser diverses fonctions pour exécuter des calculs, rechercher certains éléments ou extraire des informations de mises à jour à partir d'autres programmes ou du Web. Par exemple, les comptables peuvent ajouter de nouvelles données chaque mois à leurs feuilles de calcul et utiliser une simple formule "somme" pour mettre à jour automatiquement le total des données.
Les feuilles de calcul offrent un moyen rapide et facile d'afficher des données et de les partager avec d'autres. Vous pouvez saisir des données ou les copier depuis un autre programme et les coller dans une feuille de calcul, enregistrer votre fichier et l'envoyer facilement par courrier électronique à quelqu'un d'autre. Les employés de bureau peuvent enregistrer une feuille de calcul sur leur réseau informatique afin de permettre à d’autres personnes d’ouvrir le fichier et d’en mettre à jour diverses parties.
Les feuilles de calcul offrent la possibilité de stocker de grandes quantités de données à un endroit donné, car un fichier de feuille de calcul contient plusieurs feuilles. Chaque onglet du fichier s'appelle une feuille de calcul et le fichier s'appelle un classeur. Vous pouvez stocker des informations financières sous forme d'états financiers pour une petite entreprise et utiliser un onglet différent pour chaque mois de l'année. Vous pouvez ensuite ajouter un autre onglet utilisant des liens pour récapituler et additionner toutes les données dans un chiffre annuel.
Comment utiliser Google Excel
Excel est le nom du tableur Microsoft Office, mais vous pouvez l'utiliser avec Google au lieu d'utiliser le tableur de Google. L'un des principaux avantages de l'utilisation du tableur Microsoft Excel dans l'application Google Drive, c'est que vous pouvez travailler sur des tableurs Excel en ligne.
Avec Microsoft Office, sauf si vous avez souscrit un abonnement Office 365 en ligne, vous ne pourrez accéder aux fichiers de votre feuille de calcul Excel qu'à partir du disque dur de votre ordinateur ou du dossier de fichiers réseau. Si vous souhaitez utiliser des feuilles de calcul Excel dans Google Drive, vous pouvez également convertir votre feuille de calcul Excel en fichier Google Sheets. Si vous téléchargez un fichier Excel à stocker dans votre Google Drive et essayez de l'ouvrir, un document statique s'affichera qui ne vous autorisera pas à effectuer de modification.
Cependant, Microsoft et Google ont amélioré leur capacité à travailler ensemble sur les fichiers Microsoft Office au sein de Google. Vous pouvez installer le plug-in Microsoft Office de Google Drive, disponible dans Google Play. Une fois que vous avez installé le plug-in lorsque vous ouvrez vos applications Microsoft Office, un menu déroulant indiquant Google Drive s'affiche. Il vous propose diverses options pour ouvrir, modifier et enregistrer vos fichiers Microsoft Office, en les conservant. au format Microsoft Office tout en les stockant dans votre Google Drive.
Pour obtenir le plug-in, effectuez une recherche en ligne dans votre navigateur pour le plug-in Google Drive pour Microsoft Office. Vous serez invité à télécharger le "_driveforoffice.exe "_ fichier et suivez un processus d'installation simple.
Comment utiliser Google Sheets
Pour créer une feuille de calcul dans Google Sheets, assurez-vous que vous êtes connecté à votre compte Google, ouvrez un onglet de navigateur, accédez à drive.google.com ou sheets.google.com et créez un nouveau document Sheets.
Une fois que vous avez accédé à Google Drive, en utilisant la barre de menus située à gauche de votre écran ou le bouton rouge "+" en bas à droite de celui-ci, créez un nouveau document Sheets et vous serez prêt à utiliser votre tableur. Google Sheets vous permet de collaborer facilement avec d'autres personnes en ligne lorsque vous leur envoyez un lien vers votre feuille de calcul. Plusieurs personnes peuvent travailler activement dans le fichier en même temps, et vous pouvez voir qui est dans le fichier et même dans quel onglet de la feuille de calcul et cellule sur lesquelles elles travaillent. Avec Sheets, vous pouvez également utiliser les autres outils intégrés de Google, tels que la traduction de texte dans votre feuille de calcul, des formules pour saisir automatiquement les données de cours des actions sur des sites en ligne et importer d'autres types de données directement depuis des pages Web dans votre feuille de calcul.
Google Sheets propose des modèles prédéfinis pour diverses utilisations, telles que le budget, les factures indépendantes, les états financiers des entreprises, le suivi des projets, le diagramme de Gantt, les horaires de travail des employés, la base de données des contacts commerciaux, etc. Vous pouvez également trouver ces modèles et d’autres modèles dans Microsoft Excel et d’autres tableurs. L'un des avantages de Google Sheets est que votre travail est enregistré automatiquement toutes les quelques secondes. Si vous utilisez le tableur Excel, vous avez la possibilité d'enregistrer automatiquement, mais ce n'est pas la fonctionnalité par défaut et vous risquez de perdre du travail à moins d'enregistrer manuellement votre travail fréquemment.
Fonctions de base de la feuille de calcul
Les fonctions de base d'un tableur impliquent le stockage de trois types de données, à savoir du texte, des nombres et des formules ou des fonctions. La plupart des gens utilisent des feuilles de calcul pour effectuer des calculs mathématiques de base, tels que l'addition, la soustraction, la multiplication et la division de leurs données. Vous pouvez également stocker des lignes de données avec plusieurs attributs, tels que les détails de nom et d'adresse.
Les feuilles de calcul comportent généralement plusieurs lignes permettant de gérer une grande quantité de données, avec un maximum de deux millions de cellules, quel que soit le nombre de colonnes et de lignes dont vous avez besoin, dans la limite de cellules définie. La dernière version de Microsoft Excel propose actuellement 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes pour stocker vos données.
Les données de feuille de calcul peuvent être copiées sous forme de tableaux et collées dans d'autres programmes, tels qu'un traitement de texte ou un programme de présentation de diapositives, afin de créer diverses planifications à des fins d'analyse, de rapport et de présentation. Vous pouvez également formater vos données à l'aide de couleurs, de lignes, de zones de texte, d'images et de nombreuses autres fonctionnalités pour attirer l'attention sur certaines parties de vos données ou votre calendrier de feuille de calcul.
Que sont les fonctions avancées de la feuille de calcul?
Selon que vous utilisiez Google Sheets, Microsoft Excel ou un autre tableur, vous aurez accès à de nombreuses fonctionnalités avancées qui vous aideront à créer tous les types de modèles pour traiter et analyser les données.
Par exemple, vous pouvez utiliser des feuilles de calcul pour effectuer des analyses de régression statistique, une modélisation des flux de trésorerie actualisés et de nombreux autres exercices. Vous pouvez créer un classeur contenant plusieurs feuilles de calcul contenant les données des états financiers pour chaque mois de l'année. Vous pouvez ensuite créer une autre feuille de calcul dans le même classeur ou un nouveau classeur contenant des hypothèses sur la croissance de l'entreprise, la croissance des ventes, la variation en pourcentage des coûts et d'autres hypothèses. À l'aide de formules et de liens, vous pouvez créer un état financier prévisionnel qui se met à jour automatiquement chaque fois que vous modifiez des hypothèses dans l'onglet Hypothèses de votre feuille de calcul.
Vous pouvez utiliser différentes formules et fonctions automatisées, y compris des formules "si / alors" qui vous permettent de dire si la condition "X" est remplie, puis exécutez une fonction ou une formule "Y". Vous pouvez même imbriquer ces instructions if / then et Microsoft Excel peut gérer jusqu'à sept instructions if / then imbriquées les unes dans les autres, ce qui signifie que vous pouvez avoir jusqu'à sept fonctions conditionnelles, dépendantes l'une de l'autre, automatiquement appliquées à vos données.
Certains tableurs proposent un enregistreur de macros permettant d’enregistrer diverses étapes d’un processus courant, telles que le formatage d’un tableur ou la saisie de certains types de données sans connaître Visual Basic ni aucun autre langage de programmation. À l'avenir, au lieu d'exécuter les fonctions réelles de votre feuille de calcul, vous pouvez utiliser des touches de raccourci. Votre processus s'exécute automatiquement car les étapes ont été enregistrées sous la forme d'une macro.
Les feuilles de calcul offrent des fonctions telles que la "recherche d'objectif", qui vous permet d'itérer des formules, de les résoudre pour certaines réponses définies et de modifier les entrées en conséquence. Si vous devez travailler avec de grands ensembles de données, certaines fonctions vous permettent d'identifier et de supprimer les doublons, de trier et de filtrer les données, de les consolider, de les sous-totaliser, de les classer et de rechercher les valeurs de données verticalement ou horizontalement et de les renvoyer dans un nouveau tableau.. Ce ne sont là que quelques exemples de la multitude de fonctions avancées offertes par les feuilles de calcul.
Tableurs ou programmes de bases de données
De nombreuses personnes utilisent des feuilles de calcul pour stocker des lignes de données et vous vous demandez peut-être pourquoi vous n'utilisez pas simplement un programme de base de données tel que Microsoft Access pour stocker les données au lieu d'utiliser un tableur. Les bases de données et les tableurs peuvent stocker des lignes de données avec plusieurs attributs, mais chacun a ses points forts.
Excel, Google Sheets et d’autres feuilles de calcul stockent des données avec des en-têtes de la même manière qu’un programme de base de données. Cependant, avec les données de feuille de calcul, vous pouvez effectuer facilement des calculs de formules automatiques ou des calculs manuels sur les données. Les feuilles de calcul sont également simples à utiliser et vous pouvez commencer à saisir et à manipuler vos données immédiatement au lieu de devoir configurer la base de données comme vous le feriez dans un programme tel qu'Access. Avec les feuilles de calcul, vous pouvez également créer facilement des tableaux et des graphiques basés sur vos données.
En revanche, les bases de données ont tendance à être plus stables. Avec les données de feuille de calcul, il est facile de supprimer par erreur une cellule, une ligne ou une colonne de données si vous ne faites pas très attention, ce qui est beaucoup plus difficile à effectuer dans un programme de base de données. De plus, si vous avez de grandes quantités de données, elles risquent de devenir ingérables dans un tableur, où les programmes de base de données sont spécialement conçus pour gérer des milliers, voire des millions de lignes d'enregistrements de données. Lorsque vous devez mettre à jour en permanence des éléments de chaque ligne d'enregistrements de données ou effectuer différents types de tri et de génération de rapports, un programme de base de données peut sembler plus logique qu'un tableur.
