Les entreprises utilisent des feuilles de calcul à diverses fins. Les programmes peuvent calculer, trier et analyser les données afin que la direction soit mieux en mesure de comprendre le fonctionnement de l'entreprise. Les feuilles de calcul sont configurées dans un format de grille. Chaque donnée est placée dans sa propre cellule pour pouvoir être utilisée correctement. Les données peuvent être des nombres ou des mots. Les mots sont classés par ordre alphabétique et numérique. Les nombres sont calculés avec addition, soustraction, multiplication et division. Des formules peuvent également être créées pour effectuer des calculs plus compliqués.
Les entreprises utilisent des feuilles de calcul pour suivre les employés, la production et les finances. Les données des employés peuvent enregistrer et suivre les heures supplémentaires et les absences. Les quantités de production peuvent être collectées avec les heures nécessaires pour compléter les produits. Ces données relatives aux employés et à la production peuvent être combinées pour analyser la productivité des employés en fonction de la quantité de produit fabriquée. La direction peut décomposer les données pour montrer combien de produit est fabriqué en moyenne en une heure, combien de dollars il faut pour fabriquer le produit et combien d'employés ont été utilisés.
Les feuilles de calcul peuvent également aider à suivre les revenus et les dépenses réels par rapport aux montants budgétisés. Les analystes financiers peuvent saisir les données budgétaires, que la direction s'attend à dépenser et à gagner en un an, dans une colonne du tableur. Une colonne séparée peut répertorier les dépenses réelles, afin de pouvoir les comparer côte à côte. Le total des colonnes montre ce qui a été fait d’année en année au fil des mois. Les montants peuvent ensuite être analysés pour décider s’il faut faire quelque chose pour corriger les écarts importants entre le budget et les montants réels. L'utilisateur de la feuille de calcul peut créer des graphiques à partir des données pour montrer un exemple plus visuel des dépenses ou d'autres sections de la feuille de calcul.
Les tableurs peuvent être utilisés pour afficher des informations financières sous forme d'états de résultat, d'états de flux de trésorerie et de bilans. Celles-ci sont généralement configurées pour extraire des informations d'une base de données d'informations financières ou d'autres feuilles de calcul qui y sont liées. Ces déclarations montrent les bénéfices nets, les actifs par rapport aux passifs et l’évolution de la trésorerie dans la société.
Fondamentalement, les tableurs peuvent être utilisés pour tout ce qui concerne les calculs et sont très utiles lorsque plusieurs calculs doivent être effectués en même temps. La tarification des produits en est un exemple. Une base de données de produits peut afficher une ventilation de tous les composants et de leurs prix. Si le coût d'un composant augmente, vous pouvez le modifier dans la feuille de calcul. Les calculs et les liens le modifieront dans tous les produits. Cela reflètera ensuite le nouveau coût de chaque produit afin que la direction puisse ajuster les prix en fonction de ses clients.
