Créer un calendrier de projet réaliste est l’un des plus grands défis auxquels un chef de projet est confronté. Il est possible d’anticiper et d’empêcher certains problèmes courants liés à la planification du projet, ce qui donne à toutes les personnes impliquées dans le projet une plus grande confiance dans le calendrier.
Estimation de la durée de la tâche
Le problème le plus élémentaire et le plus courant en matière de planification de projet consiste à estimer la durée de chaque tâche du projet. La plupart des gens sous-estiment le temps qu'il leur faudra quelque chose, ce qui donne un calendrier qui ne reflète que le meilleur des scénarios. Pour éviter cela, vous pouvez ajouter du temps à chaque tâche si vous pouvez estimer le niveau de sous-estimation du membre de votre équipe. (Beaucoup de personnes sous-estiment constamment d'un certain pourcentage.) Ou vous pouvez ajouter une période de prévoyance en tant qu'élément distinct de votre calendrier. Bien que cela soit parfois mal vu en tant que "remplissage" de votre emploi du temps, c'est en réalité un moyen réaliste de rendre votre plan plus précis.
Assurez-vous de ne manquer aucune tâche de projet nécessaire. Il est facile d’oublier celles qui sont faites par des groupes extérieurs à votre équipe de projet ou celles que l’expert chargé de l’estimation estime être si évidentes qu’elle n’a pas besoin de les mentionner.
Affectation de ressources
La plupart des calendriers de projet sont basés sur l'hypothèse que la bonne personne ressource sera disponible au moment voulu. Mais à moins que votre organisation ne dispose d'une bonne méthode pour affecter des personnes à des projets, cela peut ne pas arriver. Votre emploi du temps doit également prendre en compte de manière réaliste le temps que chaque membre de l'équipe peut consacrer à votre projet, en tenant compte des autres projets, du soutien opérationnel ou des tâches administratives qu'ils doivent effectuer.
Fixer la date de mise en œuvre
Dans de nombreux cas, la direction ou un facteur externe a défini la date de mise en œuvre du projet avant de développer un calendrier. On vous demandera peut-être de réduire le temps prévu pour certaines tâches afin de respecter la date de fin souhaitée. Vous devez communiquer de manière proactive avec le promoteur du projet les risques liés à ces modifications.
Gérer l'inconnu
Des événements inconnus, tels que des modifications de l'environnement métier ou des problèmes liés à une nouvelle technologie, peuvent entraîner des tâches de projet plus longues que prévu. En identifiant les risques possibles au début du projet, vous serez en mesure de mieux gérer ceux qui se produisent et de réduire ainsi leur impact sur votre calendrier.
La gestion du changement
Les modifications apportées à la portée du projet, aux exigences à remplir ou à la technologie utilisée peuvent perturber le calendrier de votre projet. Ces types de modifications doivent passer par un processus formel de gestion des modifications de projet afin que le sponsor du projet et les clients puissent accepter toute modification de calendrier plutôt que d'être désagréablement surpris par ceux-ci.
Estimation de grands projets
Un grand projet a plus d'interdépendances entre les tâches et entre les groupes de travail ou les individus. Ce niveau de complexité rend plus difficile la prévision du calendrier, qui devra prévoir du temps pour cette coordination.
