La cartographie des informations est une méthode de documentation claire et efficace pour les entreprises qui ont déjà élaboré leurs procédures, politiques et documents justificatifs. Les entreprises qui commencent tout juste à formaliser leurs procédures peuvent également bénéficier de la méthode de cartographie des informations. Le mappage des informations rationalise la documentation en évitant la duplication d'instructions ou d'informations entre les procédures. Il fournit également un format pour organiser les informations dans un document afin de faciliter leur compréhension. La conversion de la documentation de votre entreprise en un format de carte d’information peut être effectuée en quelques étapes simples, bien que prenant beaucoup de temps.
Passez en revue toute la documentation de la société et organisez systématiquement le contenu en catégories contenant des instructions similaires. Affinez le contenu de la catégorie en supprimant les conflits et les doublons.
Par exemple, de nombreuses procédures comportent une section pour les responsabilités. Pour ce type de contenu, vous devez compiler toutes les informations de type "responsabilités" dans toute la documentation. Ce faisant, vous pouvez voir des conflits de responsabilités ou de domaines où une responsabilité en chevauche une autre. À partir de là, rationalisez le contenu pour éliminer les doublons ou les conflits. Parmi les autres contenus à prendre en compte figurent les définitions et les précautions de sécurité.
Créez des documents centraux ou d'autres référentiels d'informations sous contrôle de révision pour chaque type de contenu.
Pour revenir à notre exemple de responsabilités, créez un document qui répertorie le contenu des responsabilités que vous avez affiné à la dernière étape. Assurez-vous de référencer les procédures où les responsabilités sont assumées. Cela garantit que la documentation est correctement référencée.
Maintenant qu'un contenu similaire est déplacé dans un document central, l'ancien contenu peut être supprimé des procédures d'origine. Supprimez l'ancien contenu des procédures d'origine, en faisant référence au nouveau document de référence central.
Mettez à jour le contenu de la documentation restante pendant le processus de révision dans un format mappé en informations. Organisez le contenu du document en regroupant les informations pertinentes. Inclure les sous-en-têtes. Utilisez des tableaux dans la mesure du possible afin de mieux visualiser le contenu. Établissez les meilleures pratiques en incluant toutes les connaissances ou étapes tribales que les employés exécutent généralement mais qui n'ont pas été documentées dans la procédure.
Conseils
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La cartographie de l'information va du simple au complexe et peut encore être améliorée en incluant un retour d'information mesurable pour la direction. Pour une mise en œuvre plus complexe, des services professionnels d'établissements tels que la société fondatrice Information Mapping, Inc. peuvent être utilisés pour optimiser vos procédures mappées ou non mappées. (Voir Ressources)
