Garder une trace et commander des fournitures d'imprimante pour une grande organisation, telle qu'une école, peut être difficile. Chaque modèle d'imprimante utilise un type de cartouche d'encre ou de toner différent, et chaque cartouche d'encre imprime un nombre de pages différent avant son remplacement. Bien que vous puissiez garder une trace des commandes de cartouches d'encre à l'ancienne, avec une liste générée avec un crayon et un crayon, créer un tableur contenant toutes les informations pertinentes vous fera gagner du temps et vous permettra de budgétiser l'encre plus efficacement au fil du temps..
Créez une nouvelle feuille de calcul vide pour suivre les commandes de cartouches d'encre à l'aide du programme de feuille de calcul de votre ordinateur. Il est fort probable que votre ordinateur soit livré avec Microsoft Excel installé dans le cadre de Microsoft Office. Si vous ne possédez pas Excel, téléchargez et installez une suite bureautique gratuite telle que OpenOffice ou utilisez un outil en ligne tel que Google Documents, auquel vous pourrez accéder gratuitement si vous vous inscrivez pour un compte Gmail gratuit.
Déterminez les informations que vous souhaitez suivre. Cela varie au cas par cas et l’un des avantages de l’utilisation d’un tableur électronique est qu’il est facile de modifier les informations que vous suivez en fonction de vos besoins. Pour commencer, essayez de suivre le numéro de la pièce où chaque imprimante est installée, le type d’imprimante, les types de cartouches d’encre ou de toner utilisés par l’imprimante, le montant que vous avez payé pour l’encre et la date de la dernière commande.
Entrez d'abord les en-têtes des colonnes de votre feuille de calcul. Notez comment la feuille de calcul vierge est configurée. Une rangée de chiffres suit l'axe vertical et une rangée de lettres sur l'accès horizontal. Dans la première cellule ou ligne 1 colonne A, tapez "Numéro de pièce". Dans la rangée 1, colonne B, tapez "Modèle d'imprimante". "Modèle de cartouche d'encre" va à la rangée 1, colonne C, et ainsi de suite, jusqu'à ce que vous ayez entré un en-tête de colonne pour chaque information que vous souhaitez suivre.
Choisissez la première imprimante que vous souhaitez entrer dans votre feuille de calcul et commencez par taper le numéro de la pièce dans la colonne 2 de la rangée 2. Saisissez le modèle d'imprimante dans la colonne 2 de la rangée 2, puis continuez à entrer toutes les informations pertinentes dans la colonne Dernière commande d'encre.
Entrez les informations pour l'imprimante suivante, en commençant par la colonne 3 de la ligne 3, puis entrez les autres données de cette imprimante dans chaque colonne appropriée. Continuez à entrer les informations pour chaque imprimante suivante dans une nouvelle ligne jusqu'à ce que toutes vos imprimantes et informations sur celle-ci soient répertoriées. Lorsque vous avez terminé, enregistrez votre feuille de calcul sur le disque dur de votre ordinateur.
Créez des colonnes de date vierges supplémentaires à enregistrer chaque fois que vous commandez de l'encre pour une imprimante particulière. Enregistrez le fichier sur votre disque dur lorsque vous avez terminé pour pouvoir l'utiliser lors de votre prochaine commande de fournitures.
Conseils
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Utilisez un formatage spécial pour mettre en évidence des informations importantes ou comme aide à l’organisation. Par exemple, utilisez une police en gras pour les en-têtes de colonne et une police de couleur pour regrouper les imprimantes dans la même unité organisationnelle. Par exemple, vous pouvez utiliser le vert pour les imprimantes à usage universitaire, le bleu pour les imprimantes à usage étudiant et le orange pour les imprimantes configurées dans une bibliothèque.
Après un certain temps - un semestre ou une année scolaire, par exemple -, additionnez le montant consacré à l'encre de chaque imprimante au cours de cette période. Vous pouvez utiliser ces informations pour déterminer si certaines imprimantes sont utilisées plus souvent que d'autres, si une imprimante est plus économique qu'un autre et même quels départements ou salles de classe utilisent le plus d'encre - informations pouvant être utiles à la fois pour la réorganisation et la budgétisation. fins.
