Selon Business Dictionary, un système de gestion de documents est un «système électronique conçu pour organiser et gérer les documents. Ces documents sont généralement organisés avec un logiciel, ce qui permet à l'utilisateur d'accéder aux documents, de les modifier et de les stocker de manière centralisée. »Les entreprises utilisent souvent ces systèmes pour convertir des documents papier historiques en fichiers électroniques, ce qui permet de les consulter facilement et de réduire leur espace de stockage. La plupart des entreprises génèrent un type de paperasse associé à leurs opérations. Trouver le meilleur moyen de gérer ces documents peut améliorer le flux de travail interne de l’entreprise.
Passez en revue les points entrants pour les documents commerciaux. Les propriétaires et dirigeants d'entreprise doivent déterminer comment les documents entrent dans leur entreprise et décider de la meilleure façon de les capturer électroniquement.
Implémenter un logiciel pour capturer des informations électroniquement. Les entreprises peuvent demander à des tiers, tels que des fournisseurs, des fournisseurs ou des groupes similaires, d'envoyer des informations par voie électronique par courrier électronique ou sur des sites Web. Cela permet aux entreprises de charger directement les informations dans un système de gestion de documents.
Obliger les employés à numériser des documents papier dans un système de classement électronique. Une fois que la salariée a terminé sa tâche, les responsables peuvent lui demander de scanner toutes les informations pertinentes dans la mémoire de l’ordinateur ou du serveur de la société. L'employé peut ensuite déchiqueter l'original pour disposer d'informations sensibles.
Mettre en place un système de recherche de documents. La possibilité de trouver rapidement des documents stockés peut réduire le temps passé par un employé à rechercher des informations historiques. Les entreprises devraient créer un système de classement électronique standard permettant aux particuliers de stocker et de rechercher des informations ultérieurement.
Conseils
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Les entreprises peuvent décider d'externaliser leur système de gestion de documents. Les entreprises peuvent se spécialiser dans le stockage d'informations afin qu'une entreprise n'ait pas besoin de beaucoup d'espace de stockage physique pour ses documents.
Attention
Bien que les systèmes de gestion électronique de documents offrent de nombreux avantages pour une entreprise, ils peuvent aussi présenter des inconvénients. Les entreprises doivent pouvoir protéger les informations électroniques contre les abus et les fraudes lors de la sauvegarde des informations afin de les protéger contre les pannes d'ordinateur ou de serveur.
