Les employés en comptabilité manipulent beaucoup de paperasse et sans système de classement, le bureau peut rapidement devenir un gâchis. Il est courant que les services de comptabilité disposent de nombreux classeurs, y compris des classeurs verrouillés, afin de protéger les données de paie et autres informations confidentielles. L'accès aux fichiers financiers et aux données devrait être limité - les bureaux ne devraient pas être situés dans des espaces publics. La mise en place d'un système de classement dans le bureau de la comptabilité pose certains problèmes, mais cela peut être fait avec succès et accroître l'efficacité du service.
Configurez deux types de fichiers. Un classeur ou un tiroir est destiné aux dossiers quotidiens, qui sont généralement rangés après la fin de l'année. Ces fichiers incluent la plupart de vos dépenses et revenus. Le second type de fichiers concerne le stockage d’éléments permanents ou à long terme auxquels il faut accéder au fil du temps. Des exemples pourraient être des fichiers de politiques et de procédures, des contrats, des immobilisations corporelles, des polices d’assurance et d’autres documents qui ne peuvent plus être récupérés après la fin de l’année.
Documentation de la documentation par type. Les dépenses sont classées séparément de la masse salariale et des autres domaines de la comptabilité. Ne pas mélanger et assortir. Si certaines transactions appartiennent à plusieurs domaines, tels que les dépenses et les immobilisations, faites des copies des documents et mettez la documentation dans les deux fichiers. Les dépenses peuvent être classées par ordre alphabétique, par nom de fournisseur, tandis que les fichiers d'immobilisation peuvent être classés par date d'achat. En fonction de votre entreprise, la sauvegarde des revenus est classée par date de réception ou par date de dépôt afin de faciliter les rapprochements bancaires ultérieurs.
Utilisez des couleurs différentes avec vos fichiers. Par exemple, vous pouvez classer toutes vos dépenses dans des dossiers rouges, vos revenus en vert et vos contrats dans des dossiers jaunes. Si vous recherchez un élément de revenu, optez pour les classeurs verts, gagnez du temps et de l'énergie. Si vous voyez un fichier rouge qui traîne, vous pouvez le déplacer dans le classeur approprié sans problèmes ni délais. La coordination des couleurs facilite le classement.
Conseils
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Établissez un fichier dans lequel vous déposez les éléments qui nécessitent votre attention immédiate et conservez-le sur votre bureau.
