Certaines dépenses, telles que les taxes et les assurances, sont payées en un seul versement au cours d’une période comptable donnée. Les avantages de ces paiements s'étendant au-delà de la période comptable unique, il est donc inexact de facturer l'intégralité du paiement sur un compte de charges à ce moment-là. Ces types de paiements sont traités à l'aide d'un compte de dépenses prépayé.
Conseils
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L'assurance prépayée représente la couverture que vous avez achetée à l'avance. Il est considéré comme un atout pour l'entreprise et est répertorié comme un actif à court terme à gauche du bilan.
Qu'est-ce qu'une assurance prépayée?
Chaque fois que votre entreprise souscrit une assurance, vous payez la prime à l'avance pour une période de couverture donnée. Par exemple, vous pouvez payer la prime d’une année entière le 1er janvier pour l’ensemble de 2019, ou une prime d’assurance pour la période de six mois allant du 1er janvier au 30 juin. et consommer de l'assurance, votre paiement anticipé s'use. Le terme "prépayé" désigne la partie de la prime d’assurance qui n’a pas été utilisée à la date du bilan.
Assurance prépayée et compte d'actif
L'assurance prépayée est considérée comme un actif commercial et est répertoriée comme un compte d'actif à gauche du bilan. Le paiement de la dépense d'assurance est similaire à l'argent à la banque et l'argent sera retiré du compte au fur et à mesure que l'assurance est "utilisée" chaque mois ou chaque période comptable. L'assurance prépayée est généralement considérée comme un actif à court terme, car elle sera convertie en espèces ou utilisée dans un délai relativement court. Les autres paiements anticipés, comme le loyer prépayé, fonctionnent de la même manière.
Saisie des paiements de dépenses
Si votre prime d’assurance commerciale est due en février et que votre période comptable est identique à celle de l’année civile, avec clôture mensuelle de vos états financiers, vous devrez comptabiliser le paiement de la prime lorsque vous écrivez le chèque. Si la prime était de 1 200 dollars par an, par exemple, vous enregistreriez le chèque de 1 200 dollars sous forme de crédit sur le compte de caisse dans votre journal, ce qui réduirait la valeur de ce compte. Vous devez ensuite saisir un débit de 1 200 USD sur le compte d’actif d’assurance payé d’avance, ce qui augmente sa valeur.
Comptabilisation de l'utilisation des dépenses payées d'avance
Chaque mois, vous devrez transférer la partie utilisée du paiement de l'assurance sur un compte de dépenses. À la fin du mois, avant la fermeture des livres pour le mois, effectuez une double entrée dans le journal. Si la prime s'élevait à 1 200 dollars par an, vous auriez un crédit de 100 dollars sur le compte d'actif de l'assurance prépayé, ce qui en diminuerait la valeur. Ensuite, vous entreriez un débit sur le compte d’assurance, ce qui augmenterait la valeur des dépenses. Cela reflète l'épuisement de l'actif d'un montant d'assurance d'un mois et la dépense est correctement entrée dans le compte de résultat.
Autres charges à payer et différées
L’assurance n’est pas la seule dépense à comptabiliser sur plusieurs périodes de reporting. Tout salaire gagné en un mois mais payé le mois suivant doit être comptabilisé de la même manière, de sorte que la dépense soit comptabilisée dans le mois au cours duquel le salaire a été gagné. Les taxes foncières sont souvent payées tous les six mois et nécessitent le même traitement. Une entreprise peut percevoir un paiement anticipé pour des ventes sur des produits qui n'ont pas encore été livrés. Ces ventes doivent être entrées dans les produits reportés.
