Les directives écrites aux employés sont souvent plus utiles que les instructions verbales. Une lettre contenant les détails d'une nouvelle politique ou procédure donne aux employés un document pour référence future. En plus de les aider à se rappeler comment suivre une nouvelle procédure, une lettre directive remplit l'exigence légale de notification officielle d'une nouvelle politique prescrite par la loi. Par exemple, au début de 2011, de nombreuses villes ont mis en place des interdictions de fumer qui affectent les entreprises de la région. Il incombe à l'employeur d'informer les travailleurs sur la manière de respecter la nouvelle politique antitabac.
Placez le papier à en-tête de la société dans votre imprimante. Cette directive est une notification officielle, et l'en-tête va renforcer la nature formelle de l'information.
Tapez la date complète. Vous devez toujours inclure la date sur une directive car elle établit l'heure de la notification. Passer une ligne.
Tapez le nom du destinataire et son adresse si la directive ne s'adresse qu'à une seule personne. S'il s'agit d'une lettre ouverte à tous les employés, omettez le nom et l'adresse.
Tapez "Chers employés estimés" suivi de deux points si la lettre est adressée à tous les employés. Tapez un nom spécifique s'il va à une personne.
Commencez la lettre par une déclaration directe sur le contenu des instructions. Donnez les détails pertinents sur la politique ou la procédure, par exemple quand elle entrera en vigueur et qui est affecté par la politique.
Répertoriez les étapes pour terminer la tâche ou pour se conformer à la nouvelle stratégie. Utilisez un langage clair et facile à lire que les employés peuvent suivre.
Expliquez en quoi cette nouvelle politique bénéficiera aux destinataires et remerciez-les de leur coopération. Expliquez ce qui se passera si un employé choisit de ne pas se conformer à la directive.
Indiquez les délais appropriés ou les coordonnées dans le dernier paragraphe. Décrivez la méthode d'évaluation de la conformité des employés, le cas échéant. Offrez de répondre aux questions des destinataires.
Fermez la lettre en tapant une fermeture respectueuse et en tapant votre nom complet et votre titre. Signez au-dessus de votre nom tapé.
Demandez à un autre superviseur de lire la lettre pour vous assurer que vous n’avez manqué aucune information.
Postez la ou les lettres. Si la directive est le résultat d'une modification de la loi, envisagez de demander une confirmation de la signature du ou des destinataires pour prouver que la directive a été reçue.
