Quiconque a sagement observé que la différence entre essayer et triompher est un peu "euphorie" aurait bien pu être une activité de financement vantant les vertus d'un suivi à la demande d'un donateur. Ne soyez pas découragé par une réponse terne à votre appel initial à des dons. Vos donateurs sont des personnes occupées et seuls 10 à 20% d’entre eux envoient des dons après avoir lu votre première lettre, certes convaincante. Dès le début, prévoyez de faire un suivi avec une autre lettre bien conçue; vous serez peut-être surpris du nombre de donateurs qui apprécient le rappel. Votre lettre de suivi peut améliorer considérablement le succès global de votre campagne.
Répétez votre cause, à propos de laquelle vous avez écrit à votre lecteur plusieurs semaines plus tôt. Par exemple, "Chère Cassandra, Comme vous vous en souviendrez peut-être, je vends des briques commémoratives pour une promenade de l'espoir au foyer pour enfants XYZ afin de recueillir des fonds pour des travaux de rénovation qui font cruellement défaut."
Tenez le lecteur au courant des progrès que vous avez accomplis depuis que vous l'avez contactée. Soyez positif et enthousiaste. Par exemple, "vous et moi vivons parmi des personnes au bon cœur; plusieurs amis et collègues ont envoyé des dons au cours des dernières semaines. Il ne me manque plus que 600 dollars pour atteindre mon objectif de collecte de fonds pour les enfants de XYZ Home."
Rappelez à votre lecteur pourquoi vous écrivez pour obtenir son soutien. Réitérez le besoin que vous essayez de répondre et soulignez son urgence. Par exemple, «XYZ Home sert depuis plus de 50 ans de refuge à des enfants fugueurs, abandonnés et maltraités. L’organisation a servi de refuge chaleureux et nourricier à des milliers d’enfants, dont beaucoup sont maintenant membres productifs de notre communauté, même des leaders. La maison d'habitation a besoin de réparations et de rénovations; elle a besoin d'un nouveau toit, d'un système de chauffage et de climatisation et d'une nouvelle couche de peinture, à l'intérieur et à l'extérieur."
Répétez votre appel pour un montant de don spécifique et, le cas échéant, votre incitation pour le lecteur à donner plus. Par exemple, "Cassandra, puis-je compter sur vous pour acheter une brique commémorative déductible des impôts pour 150 $? Il vous suffit de remplir et de m'envoyer le formulaire ci-joint accompagné de votre paiement et du message que vous souhaitez que nous gravions sur votre pièce Ou vous pouvez acheter deux briques ou plus sur mon site Web de collecte de fonds à (adresse Web), qui vous inscrira automatiquement dans un tirage au sort pour (prix)."
Terminez en remerciant sincèrement votre lecteur d’avoir considéré votre cause importante. Indiquez comment elle peut vous joindre par téléphone, courrier électronique et courrier ordinaire. Formellement proche de vos meilleurs voeux et de ceux des bénéficiaires de sa générosité. Ensuite, signez votre nom.
Ajoutez un post-scriptum, ou "P.S.", pour mentionner toute échéance que vous pourriez avoir pour les contributions. Encouragez également votre lecteur à diffuser l’information auprès d’autres personnes susceptibles d’être intéressées ou à envisager d’obtenir un cadeau assorti de la part de son entreprise. Insistez sur l'ampleur et l'urgence du besoin. Terminez en la remerciant pour sa gentillesse.
