Que la réunion ait eu lieu avec des collègues ou des concurrents, vous avez toujours intérêt à résumer ce qui a été discuté et en particulier ce qui a été décidé, et à le faire par écrit, dès que possible après. Vous pouvez combiner des éléments pertinents d'une bibliothèque de documents professionnels, tels que celui de "Inc.". Site du magazine.
Articles dont vous aurez besoin
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Notes ou autres enregistrements de la réunion
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Documents référencés ou distribués lors de la réunion
Commencez par un récapitulatif amical mais clair de la date, de l'heure et du lieu de la réunion, qui a assisté à quelle réunion et un bref exposé de l'objectif de la réunion. Par exemple, "Cher Mike: Merci encore d’avoir passé hier matin avec moi et Steve de notre département artistique à discuter de projets de refonte de vos emballages."
Passez en revue les documents et les supports présentés lors de la réunion, ainsi que tous les sujets de discussion importants qui les concernent: "Je suis heureux que vous ayez autant aimé les idées de Steve que nous-mêmes. Nous sommes convenus que le carton hexagonal confère à votre produit un changement important sur lequel attirer l’attention. les fonctionnalités que vous ajouterez l’année prochaine, mais le fait de le placer horizontalement sur l’étagère sera plus stable et nous permettra de rendre les deux extrémités légèrement convexes, au lieu d’un seul plat et de l’autre un point prolongé sans réelle connexion au produit."
Fournissez des rapports sur toutes les actions convenues lors de la réunion: "Steve s’est engagé à transmettre les nouvelles spécifications de conception à notre unité de fabrication aujourd’hui. Elles devraient pouvoir me communiquer les nouveaux coûts pour le carton horizontal d’ici la fin de la semaine. Steve et je serai tous les deux déçus si ces chiffres ne sont pas inférieurs d’au moins 20% aux estimations que nous avions hier pour le carton plein, pointu, car la fabrication sera symétrique et moins complexe à adapter. décision de votre part quant à savoir si la boucle de la ceinture sera imprimée ou gaufrée et si vous souhaitez utiliser une encre métallisée dessus, avant que nous puissions en préciser les coûts."
Fixez des échéances pour les prochaines étapes pour toutes les parties: "J'ai noté que vous pensiez pouvoir prendre ces décisions aujourd'hui ou demain. Cela nous permettrait de vous revenir vers la fin de lundi, avec des chiffres de coûts suffisamment fermes pour que nous puissions commencer. formaliser un contrat ".
Fermez la lettre de la manière la plus conviviale qui soit en fonction de la nature de la réunion et répétez le projet de toute réunion que vous avez programmée: "C'est toujours un plaisir de vous rencontrer. Je déjeune mardi à votre bureau sur mon calendrier, quand j'apporterai la maquette sur laquelle travaille Steve. Faites-le-moi savoir si Jan sera effectivement en mesure de nous rejoindre."
Conseils
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Le courrier électronique est un bon moyen d’envoyer le suivi le plus rapidement possible, mais il est toujours préférable d’envoyer également une copie papier, en particulier lorsque la réunion inclut plusieurs entreprises et que les questions seront formalisées ultérieurement dans les contrats et les bons de commande. Envoyez des copies de la lettre récapitulative à toutes les personnes ayant assisté à la réunion ou mentionnées dans la lettre par leur nom, leur fonction ou leur département.
