Augmentez vos chances d'obtenir une réponse positive à votre demande de réunion en vous mettant d'abord à la place de votre destinataire. Beaucoup de gens considèrent que l’effort de vous rencontrer est une perspective qui prend du temps. Ils veulent savoir ce qu'ils vont en retirer, notamment en facilitant, en accélérant ou en rendant leur travail plus rentable. Ils répondent également bien à un avantage gratuit, à un bon repas ou à un cadeau promotionnel adapté à leur entreprise. Cela est particulièrement vrai pour les communications par courrier électronique, car votre destinataire reçoit probablement des dizaines de courriels chaque jour.
Écrivez une ligne d'objet qui se démarque. Par exemple: "Rendez-vous pour discuter de votre compte avec la société XYZ" rend votre courrier électronique immédiatement pertinent et susceptible d'être ouvert. "Bonjour, parlons-en" est le type d'objet susceptible de supprimer votre courrier électronique car il ne contient aucune information et est trop informel et personnel pour la plupart des relations commerciales.
Saluez votre destinataire de manière appropriée. Utilisez "Cher M. Jones" si vous ne vous connaissez pas. "Cher Bob" ou "Bonjour Bob" sont des salutations communes dans les courriels professionnels. Ne pas utiliser une salutation peut rendre votre email impersonnel et faire partie d'un envoi en masse, à moins que vous ne vous connaissiez bien.
Arriver au point. Si vous ne vous connaissez pas, écrivez une phrase de présentation de votre type, telle que "J'ai été affecté à votre compte sur XYZ" ou "Je réponds à votre requête sur le site Web XYZ et j'aimerais vous rencontrer pour vous présenter notre logiciel. " Gardez votre message le plus court possible tout en transmettant les informations clés.
Suggérez quelques dates, heures et lieux. Une bonne façon de faire est: "Je peux me réunir mardi ou mercredi, dans mon bureau ou dans le vôtre. Est-ce que c'est bon pour vous et quelle heure serait la meilleure?"
Indiquez que vous appellerez pour confirmer la réunion. Un appel de suivi est toujours judicieux lorsque vous utilisez un courrier électronique, car votre courrier a peut-être été placé dans le dossier du courrier indésirable ou a été oublié par le destinataire.
Fermez votre courrier électronique avec une brève phrase du type "Merci pour votre temps et votre attention. J'ai hâte de vous rencontrer et de discuter de la façon dont XYZ peut vous fournir les services dont vous avez besoin."
Ajoutez votre bloc de signature en bas. Il doit contenir le nom que vous utilisez dans l'entreprise, le titre, le nom de l'entreprise, le numéro de téléphone direct du bureau, le numéro de téléphone portable et des liens vers vos profils de réseaux sociaux.
Conseils
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De nombreux hommes d'affaires signent leurs courriels avec les mots "Regards" ou "Merci". Certains n'utilisent que leur bloc de signature. Ce que vous utilisez dépend de votre style et de son adéquation au message que vous envoyez.
Envisagez de joindre un livre blanc ou d’autres informations sur votre entreprise.
Attention
Utilisez le correcteur orthographique. De nombreux programmes de messagerie peuvent être configurés pour corriger automatiquement les fautes d'orthographe et de grammaire.
