De nombreux employés du monde des affaires savent comment rédiger une lettre officielle. Cependant, en ce qui concerne les versions de courrier électronique de cette même lettre, le style et le format changent légèrement. Connaître l'étiquette appropriée pour une lettre commerciale envoyée par courrier électronique aidera non seulement l'employé à avoir une apparence plus professionnelle, mais également à faire passer son message de manière claire et professionnelle.
Créez une ligne d'objet simple et concise dans l'e-mail. Évitez les déclencheurs de courrier indésirable courants en conservant le message envoyé dans la boîte de réception des destinataires. Les déclencheurs de spam courants incluent: "Gratuit", "Les informations que vous avez demandées" et "Une offre exceptionnelle". Évitez également d'utiliser toutes les lettres majuscules.
Formatez votre courrier électronique de la même manière qu’une lettre officielle. Tout d'abord, insérez vos informations de contact. Ensuite, insérez la date de la lettre.Ensuite, incluez l'adresse du destinataire. Insérez la formule de salutation, puis incluez la ligne d'objet soulignée, qui peut être une répétition de l'étape 1. Ecrivez le corps de la lettre et insérez une ligne de fermeture et votre signature. N'oubliez pas de placer un espace entre chaque partie de la lettre.
Créez votre salut en fonction de votre contact professionnel. Pour les contacts les plus officiels, incluez le titre honorifique (M., Mme, le Dr, etc.) et le nom de famille du destinataire suivi d'une virgule. Si le destinataire est un collègue, son prénom suivi d'une virgule est acceptable s'il est normalement adressé par l'expéditeur de cette manière. Pour les destinataires inconnus, la mention officielle "À qui de droit" est acceptable.
Conseils
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La plupart des courriers électroniques ne sont pas aussi formels entre collègues et contacts communs. L'insertion de l'adresse et des informations de contact ne doit être incluse que si l'expéditeur et le destinataire sont de nouveaux contacts, par opposition aux partenaires correspondants fréquemment envoyés par courrier électronique.
Attention
Le titre honorifique féminin (Mme, Mlle et Mme) est souvent utilisé à mauvais escient lorsque l'expéditeur ignore le statut matrimonial du destinataire. Il est préférable d'assumer Mme à moins que le statut du mariage soit connu de l'expéditeur.
