Ne comptez pas sur les appels téléphoniques pour obtenir les résultats dont vous avez besoin. Lorsque vous parlez au téléphone avec le service clientèle, les compagnies d'assurance, les entreprises ou toute autre personne sur un sujet important, vous devez faire un suivi avec une lettre de confirmation pour créer un enregistrement écrit destiné à un usage ultérieur.
Articles dont vous aurez besoin
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traitement de texte
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papier
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enveloppe
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timbre
Une lettre de confirmation est un moyen de consigner par écrit une conversation téléphonique, qui peut être utilisée ultérieurement pour prouver le contenu de la discussion. La lettre de confirmation accomplit trois choses: 1) aide les parties à garder une trace de leurs responsabilités; 2) indique au destinataire que la conversation ne sera pas oubliée; et 3) peuvent être utilisés comme preuve dans des procédures judiciaires pour prouver votre version des événements.
Préparez votre lettre avant votre conversation téléphonique en établissant une liste de contrôle des sujets à discuter. Pour chaque élément de discussion, déterminez qui est responsable et quand l’élément sera réalisé. S'il y a des imprévus, identifiez-les.
Après votre conversation téléphonique, commencez à écrire votre lettre. Inclure une date, le destinataire et une ligne de sujet. Écrivez la lettre clairement et succinctement. La lettre doit être factuelle et exacte. Abandonnez les commentaires, les spéculations et les émotions. En règle générale, n'utilisez pas de points d'exclamation. N'essayez pas d'intimider ou d'intimider. Rappelez-vous que la lettre peut finir par être lue par un juge ou un jury et que vous ne voulez pas sembler odieux ou déraisonnable.
Commencez la lettre par "Cette lettre confirmera notre conversation téléphonique le date concernant ___"Puis décrivez avec précision ce qui a été discuté en précisant qui a dit quoi. Assurez-vous de bien inclure toutes les informations importantes, y compris qui est responsable de la mesure à prendre, de sa date d'achèvement et de toute éventualité. Concluez la lettre avec" S'il vous plaît. informez-moi par écrit dès que possible si l'une des choses décrites ci-dessus est inexacte. "Ensuite, signez la lettre.
Assurez-vous de conserver et de conserver une copie de la lettre signée, puis envoyez-la par la poste. Si l'objet de la lettre est critique et que vous avez des raisons de penser que le destinataire peut refuser de recevoir la lettre, envoyez la lettre par courrier certifié. Si vous avez l'adresse e-mail du destinataire, e-mail est acceptable.
