Les employés échangent leur temps et leurs compétences contre de l'argent. Même s'ils peuvent recevoir des primes de performance, leur salaire dépend notamment du nombre total d'heures travaillées. En tant qu'employeur, vous pouvez arrondir leurs heures d'arrivée et de départ au quart d'heure près afin de simplifier les calculs de la paie. Cependant, lorsque vous avez une petite entreprise, chaque minute et chaque cent comptent. Une façon de réduire vos dépenses est de calculer les heures et les minutes travaillées.
Essayez différents systèmes de calcul
Peu importe la taille de votre entreprise, la masse salariale est une dépense majeure. Son calcul peut être fastidieux et prendre beaucoup de temps, en particulier pour ceux qui le font manuellement.
Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent des systèmes informatisés pour rationaliser ce processus et éviter les erreurs humaines. Une autre option consiste à externaliser la paie afin de disposer de plus de temps pour les aspects essentiels de votre entreprise.
Si vous n’avez que quelques employés, vous pouvez calculer vous-même leur masse salariale, y compris le calcul des heures et des minutes travaillées pour chaque quart de travail. Cela peut être fait manuellement ou en utilisant des applications et des logiciels.
Utilisez un calculateur de temps
Demandez à vos employés de compléter leurs feuilles de temps, puis vérifiez leur exactitude. Ensuite, utilisez un calculateur de feuille de temps, tel que Salade Miracle ou Humanity.com, pour déterminer le nombre exact d’heures et de minutes travaillées.
Ces outils en ligne comportent un tableau de bord convivial dans lequel vous pouvez entrer les heures de travail et les pauses pour chaque jour. Le programme calculera automatiquement tout, y compris le total des heures, les heures supplémentaires, la rémunération brute et la rémunération des heures supplémentaires. Certains programmes peuvent même générer des cartes de pointage et permettre aux employés de saisir leurs informations dans le système.
Les calculatrices de feuilles de temps sont pratiques et faciles à utiliser. Vous n'aurez plus à composer avec des feuilles de temps manuscrites et à passer des heures à faire le calcul. Cependant, ces outils ont leurs limites. Ils peuvent convenir à une petite entreprise mais pas aux grandes entreprises et sociétés.
Calculer les heures de paie manuellement
Si vous ne souhaitez pas utiliser de calculateur de temps, vous pouvez toujours suivre l'itinéraire traditionnel. Vérifiez les feuilles de temps de vos employés et divisez le nombre de minutes travaillées par 60 pour les convertir en décimales.
Par exemple, si votre assistant personnel travaille 39 heures et 15 minutes cette semaine, vous devez diviser 15 par 60. Le résultat est 0,25, ce qui signifie que votre assistant a travaillé pendant 39,25 heures.
Vous pouvez également créer une feuille de calcul dans Excel ou utiliser l'heure militaire de 24 heures pour des calculs plus complexes. N'oubliez pas de soustraire le temps pris pour le déjeuner et les autres pauses.
Si vos employés travaillent des heures supplémentaires, laissez une note sur la feuille de calcul afin de pouvoir calculer leur salaire en conséquence. Le taux de rémunération des heures supplémentaires doit correspondre à une fois et demie le taux horaire habituel d'un employé.
