Des erreurs sont commises lorsqu'il s'agit d'une machine complexe, telle qu'une voiture. Cependant, en tant que client, vous méritez que ces erreurs soient corrigées. Rédigez une lettre de plainte comme moyen formel de résoudre un conflit avec l’entreprise de réparation automobile. Vous n'avez pas besoin d'être émotif ou dramatique pour obtenir les résultats que vous méritez. Concentrez-vous sur le maintien d'une relation à l'amiable avec l'entreprise en faisant preuve d'objectivité et d'équité lorsque vous recherchez une réparation.
Adressez la lettre à la bonne personne. Commencez par le gérant du magasin où vous vous êtes rendu. Si vous ne recevez pas de solution du responsable du magasin, recherchez un responsable régional. Vous pouvez trouver la structure organisationnelle de la société en accédant à son site Web ou en appelant le siège et en demandant les coordonnées du responsable.
Commencez votre lettre en décrivant la chronologie des événements. De manière détaillée, expliquez ce qui est arrivé, quand cela s'est passé et à qui vous avez parlé. Par exemple: «Le vendredi 30 juin, j’ai visité le site situé au 123, rue Maple. Après avoir discuté avec le représentant des ventes Jim, j’ai accepté d’obtenir une mise au point et un changement d’huile. On m’a facturé 100 $ au total.»
Explique le problème. Soyez aussi descriptif que possible. Par exemple: "Après avoir quitté le magasin, j'ai remarqué un bruit de cliquetis sous le capot lorsque la voiture tournait au ralenti."
Dites à l'entreprise exactement ce que vous voulez qu'elle fasse pour remédier à la situation. Par exemple: "Je souhaite un remboursement complet des services fournis dans votre magasin ainsi que des 45 $ nécessaires pour réparer les dommages survenus dans votre magasin." Soyez juste sur le remède que vous recommandez. N’essayez pas de réparer votre pare-chocs avant s’il n’est pas directement lié aux réparations que vous avez reçues au magasin.
Utilisez un langage objectif. Lors de la rédaction de la lettre, n’utilisez pas de langage incendiaire. Ne pas insulter le personnel ou la société. En outre, ne faites pas de menaces à la société ou au personnel. Énoncez simplement les faits et le remède que vous jugez juste.
Inclure la documentation. Joignez une photocopie de la facture pour le travail effectué au magasin. Inclure des images qui sauvegardent votre réclamation. De plus, si vous visitez un autre mécanicien et que le nouveau mécanicien peut indiquer par écrit que le service est le résultat d'une réparation antérieure défectueuse, incluez cette documentation. Assurez-vous simplement d'inclure des photocopies et conservez les originaux dans un endroit sûr.
Sois positif. Si vous aimez quelque chose au sujet de l'entreprise ou si vous avez l'habitude d'être un client, incluez cette information. L'entreprise est plus susceptible d'être réceptive si elle peut vous garder en tant que client.
Indiquez vos informations de contact pour que l’entreprise puisse vous joindre. Indiquez un numéro de téléphone et une adresse électronique pour une réponse rapide.
Conseils
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Utilisez le format de lettre commerciale lorsque vous écrivez à l'entreprise.
