Personne n'aime donner de mauvaises nouvelles, en particulier aux employés. Cependant, lorsque les affaires sont en panne, il est souvent nécessaire de licencier ou de réduire les heures. Il est particulièrement difficile d’écrire ces messages dans une lettre, car il peut sembler que peu importe la façon dont vous énoncez les faits, les destinataires seront fâchés et contrariés. Heureusement, avec un peu de planification, vous pouvez écrire une lettre qui laisse les employés facilement et les aide à comprendre la nature difficile de votre décision de réduire leurs heures.
Tapez la date. Passer un espace. Si vous personnalisez une lettre pour chaque employé, utilisez la fonction de publipostage de votre programme de traitement de texte pour ajouter les noms et les adresses. Alternativement, vous pouvez omettre complètement l’adresse interne et écrire une lettre générique si vous avez simplement trop d’employés pour en faire des copies personnalisées.
Ouvrez la lettre en tapant "Cher (Insérer le nom de l'employé)" suivi de deux points. Si vous écrivez une lettre générale, tapez "Cher employé valorisé" suivi de deux points.
Commencez la lettre en fournissant des informations de base. Expliquez que l'entreprise perd de l'argent et ce que vous avez essayé de faire pour contrer le déclin. Écrivez dans un langage clair mais avec suffisamment de détails pour que les employés comprennent que l'entreprise traverse une période difficile. Ne mentionnez pas les heures réduites dans le premier paragraphe, car les employés arrêteront alors probablement de lire et vous perdrez l’occasion d’expliquer la situation ou d’essayer de conserver leur bonne volonté.
Expliquez la réduction des heures dans le deuxième paragraphe. Être spécifique. Combien d'heures les travailleurs peuvent-ils s'attendre à perdre chaque semaine? Quand retourneront-ils à leur horaire normal, le cas échéant? Les employés auront beaucoup de questions et y répondre maintenant évitera la confusion et les appels téléphoniques au bureau.
Insistez sur les bonnes nouvelles, le cas échéant. Par exemple, si vous réduisez le nombre d'heures pour éviter de licencier quelqu'un, indiquez-le. Si vous avez une stratégie qui, selon vous, permettra de rétablir rapidement votre entreprise, laissez les employés ressentir votre optimisme. Même si la bonne nouvelle est relativement mineure, cela aidera l’employé à sentir que vous avez à coeur ses meilleurs intérêts.
Donnez des informations sur l'action dans le dernier paragraphe. Si les employés doivent faire quelque chose, par exemple remplir des documents supplémentaires, informez-les. Merci de les avoir accompagnés dans ce processus difficile.
