En affaires, nous assistons à des réunions au cours desquelles nous prenons de nombreuses décisions. À la fin de la réunion, le procès-verbal de la réunion enregistre les décisions pour que tous les participants prennent des mesures supplémentaires. Les comptes rendus de réunion couvrent tous les aspects d’une réunion, de la liste des participants et de l’ordre du jour aux actions à prendre et aux décisions à prendre pour les réunions suivantes. En utilisant des étapes spécifiques pour établir les comptes rendus de réunion, votre équipe, vos pairs et vos responsables seront informés des sujets de discussion et des attentes pour des actions futures.
Utilisez l'ordre du jour de la réunion comme guide pour rédiger le compte rendu de votre réunion. L'ordre du jour de la réunion est la ligne directrice de la réunion. Il met à jour les participants et leur permet de connaître les objectifs, leur rôle dans leur réalisation et les éléments spécifiques qui leur sont attribués. Puisque la réunion est basée sur un ordre du jour, l’ordre du jour devient le guide pour la rédaction du procès-verbal.
Décrivez brièvement les rôles des participants à la réunion ou des projets à débattre. Expliquez le rôle de chaque participant pour aider les non-participants à savoir qui a participé à quel département et dans quel but spécifique. Décrire les rôles des participants permet à chaque personne d’assister à la réunion à bon escient. Les rôles des participants sont importants pour l'animateur de la réunion et les participants. Par conséquent, les discussions sur la réunion se déroulent sans être gênées par des sujets déjà discutés.
Soulignez les objectifs de la réunion en les énonçant clairement. Par exemple: prendre des décisions, rassembler des idées ou informer l’équipe des progrès accomplis. La liste des objectifs aide les lecteurs du compte rendu à bien comprendre le but de la réunion. La partie objectif ou objectifs est ce que beaucoup de cadres supérieurs ont lu; s'ils n'ont pas besoin d'être impliqués dans les objectifs, aucune autre lecture n'est nécessaire. Si un responsable a un intérêt direct dans les objectifs, il peut choisir d'assister à la prochaine réunion.
Écrivez les décisions prises lors de la réunion. Notez toutes les décisions prises et discutées pour déterminer l'ordre du jour de la prochaine réunion. La rédaction des décisions permet aux participants et aux non-participants de vérifier si des activités de suivi leur sont requises, pour lesquelles ils peuvent ensuite se préparer. Les décisions soulignées au cours de la réunion seront exécutées à moins qu'une discussion supplémentaire ne soit nécessaire lors d'une autre réunion, ce qui constituerait une décision en soi. La capture et le partage des décisions prises lors d'une réunion sont essentiels pour des minutes précises et utiles.
Écrire des tâches "Next Step" avec un nom d'individu responsable à côté d'eux. Ces étapes permettent à l'animateur de la réunion de se préparer pour la prochaine réunion, ainsi que pour les participants et les non-participants de savoir ce qu'ils sont responsables de l'après-réunion. Cela garantit que les personnes se préparent pour la prochaine réunion, soit en achevant leurs tâches, soit en les déléguant à une autre personne qui peut les remplir et participer à la prochaine réunion.
Envoyez un brouillon du compte rendu de la réunion aux participants. Le brouillon permettra aux participants de modifier le procès-verbal en mettant à jour les notes, les étapes suivantes et les décisions. Une révision de projet garantit que toutes les informations ont été correctement saisies et que les personnes gèrent les tâches qui leur sont attribuées. Dans le cadre du processus de révision de l'ébauche, indiquez une date limite à tous les participants pour les commentaires. Si aucune modification n'est reçue, le procès-verbal est considéré comme accepté par toutes les parties.
Envoyez le compte rendu de la réunion. Une fois tous les commentaires recueillis, envoyez le procès-verbal de la réunion à toutes les personnes invitées à la réunion. Copiez les autres employés ou participants qui doivent être informés. Le procès-verbal doit être envoyé dans les 24 heures suivant la fin de la réunion ou 12 heures avant la réunion suivante, selon la première éventualité.
Conseils
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Toutes les informations ne doivent pas nécessairement être consignées dans le compte rendu de la réunion, les points saillants suffisent. Les procès-verbaux des réunions sont efficaces lorsqu'ils résument la réunion avec les décisions et les responsabilités. Si vous animez la réunion, demandez à quelqu'un de prendre des notes pour l'équipe.
