Comment établir un ordre du jour pour une réunion

Dans Comment établir un ordre du jour pour une réunion, vous apprendrez 5 choses qui doivent être établies pour réussir. Un ordre du jour bien rédigé vous permettra de rester concentré sur vos tâches tout en permettant aux participants de votre réunion de se préparer et de se sentir à l'aise. Ceux qui assistent à vos réunions vous remercieront.

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Établir des sujets: déterminez le motif de votre réunion et dressez la liste des sujets à traiter. Encouragez les personnes désignées à participer à votre réunion à communiquer les sujets ou les éléments qu’elles souhaiteraient voir inscrites à l’ordre du jour. Donnez-leur un délai dans lequel vous devez recevoir ces suggestions pour pouvoir les inclure pour cette réunion.

Établissez les priorités: Maintenant que vous avez votre liste préliminaire d'éléments, passez simplement un peu de temps pour les hiérarchiser par ordre d'importance ou par date limite. N'oubliez pas que vous n'avez peut-être pas le temps d'examiner tous les éléments de votre liste. Par conséquent, la définition des priorités vous aidera à choisir les éléments à inclure définitivement à l'ordre du jour.

Établir des présentateurs: Vous ne pouvez pas présenter chaque élément ou diriger chaque discussion. En fait, un leader sage permettra aux autres de prendre une part du rôle de leader. Récompensez les participants pour leur performance et montrez-leur la confiance que vous leur accordez. Peut-être que quelqu'un vous a demandé d'inclure un certain point de l'ordre du jour pour la réunion. Saisissez l’occasion pour leur donner l’occasion de faire une présentation à la réunion. En bout de ligne, indiquez dans votre agenda qui dirige quelle discussion. Attribuer des présentateurs.

Établissez un calendrier: déterminez la durée appropriée de votre réunion, puis estimez le temps nécessaire pour chaque point de l'ordre du jour. Ne prétendez pas accomplir trop en une seule séance. Soyez sage et prévoyez du temps supplémentaire pour chaque sujet. Mettez dans une certaine marge de manœuvre. Votre horaire servira de discipline pour vous aider à rester concentré et à rester sur la bonne voie.

Établir la cohérence: autrement dit, respectez l’ordre du jour. Ne pas ajouter ou ignorer des éléments. Ne dépassez pas le temps alloué à des sujets spécifiques. Ne bloquez pas et ne présentez pas quand quelqu'un d'autre était censé diriger cette discussion particulière. Un agenda est aussi efficace que la mesure dans laquelle il est suivi. Au fil du temps, vos participants finiront par respecter et s'attendre à un ordre du jour bien écrit.

Conseils

Donnez à vos participants l'ordre du jour terminé suffisamment à l'avance pour qu'ils soient préparés et à l'aise pour la réunion. Utilisez les agendas précédents pour vous aider à travailler sur les agendas actuels et futurs.