Les ordres du jour définissent les attentes d'une réunion. L’utilisation d’un modèle d’ordre du jour fournit une normalisation et un format formel pour une réunion de directeurs. La planification des réunions témoigne du professionnalisme et de la préparation nécessaires au bon déroulement de la réunion. Distribuer votre ordre du jour un jour ou deux avant la réunion permettra aux invités de préparer et d’anticiper les présentations et les discussions de la réunion. Les administrateurs ont souvent des horaires chargés, avec peu de temps pour trier des documents complexes. Plus le format de l’ordre du jour est simple, plus il sera facile aux directeurs et aux assistants de déterminer l’objet, le lieu et les sujets de la réunion.
Créez l’ordre du jour de la réunion de votre directeur dans un programme de traitement de texte tel que Microsoft Word. Word est une application à laquelle la plupart des utilisateurs peuvent accéder. Il propose plusieurs modèles d'agenda de réunion téléchargeables que vous pouvez utiliser comme point de départ. Vous pouvez personnaliser l'agenda avec le logo et le nom de votre entreprise.
Entrez le nom de la réunion, la date, l'heure, le lieu et les informations sur la téléconférence dans l'en-tête de l'agenda. Présentez les informations clairement, en haut de la page et au centre, afin que les invités sachent clairement quand et comment accéder à la réunion. Vous pouvez également inclure une liste d'invités et d'animateurs, selon l'espace disponible sur la page.
Solliciter les sujets à l’ordre du jour des directeurs participants. Envoyez un courrier électronique au moins une semaine avant la réunion pour demander des sujets à l'ordre du jour. Répertoriez les sujets de l'ordre du jour en fonction de la manière dont vous prévoyez de présenter chaque sujet. Sur le modèle, indiquez à gauche le numéro de chaque point de l’ordre du jour, ainsi que le nom de la personne responsable de l’animation à la droite du sujet. Si le temps est limité, vous pouvez attribuer des délais à chaque sujet, en les énumérant à côté du point de l'ordre du jour.
Indiquez «Prochaines étapes» et «Autres éléments» comme vos deux derniers points à l’ordre du jour. Cela permettra à votre réunion de se terminer avec les éléments du plan d'action et les autres sujets ne figurant pas officiellement à l'ordre du jour.
Conseils
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Utilisez le même format d’ordre du jour pour les réunions ultérieures des directeurs. Les administrateurs s'habitueront à consulter le format de l'ordre du jour et à visualiser facilement les détails et les sujets de la réunion. Assurez-vous que vos ordres du jour ne sont pas encombrés, qu’ils ont suffisamment d’espace entre les lignes et indiquent clairement l’objet du document et le motif de la réunion.
