L'ordre du jour d'une réunion de travail est utilisé pour communiquer les points importants qui seront discutés lors d'une réunion. Ce document permet à tous les participants de bien se préparer pour les sujets de la réunion.
L'agenda d'une réunion de travail doit répondre à certaines questions: quel est le sujet de la discussion? Pourquoi devrait-il être discuté? Qui sera impliqué dans la discussion? Qui est responsable de certains sujets? Combien de temps le sujet sera-t-il discuté lors de la réunion?
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur
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Application de traitement de texte
Créez un nouveau document avec l'ordre du jour de la réunion comme titre et nom de fichier. Pour votre commodité, vous pouvez formater votre nom de fichier de cette manière: Meeting Agenda_YYYY_MM_DD. De cette façon, quand vous regarderez dans vos dossiers, tout agenda spécifique sera facile à trouver.
Entrez la date de la réunion, le lieu et les noms des personnes qui assistent à la réunion. Ces informations s'avéreront cruciales, notamment pour suivre les progrès d'un sujet, d'un projet ou d'un problème donné.
Créez un tableau de 5 colonnes intitulé «Ordre du jour de la réunion d’affaires le (date de la réunion)».
Tapez "Sujet" comme titre de la première colonne. Puis entrez chaque sujet de réunion à discuter.
«Objectifs / cibles» clés comme titre de la deuxième colonne. Indiquez très brièvement le résultat final souhaité pour chaque sujet au cours de la réunion.
Tapez "Team" comme titre de troisième colonne. Notez les personnes qui seront chargées de présenter le sujet ou de parler en son nom. Si un sujet a un chef d'équipe, assurez-vous de le noter également.
«Stratégie» clé dans le titre de la quatrième colonne. Énumérez comment vous prévoyez d’aborder le sujet. Les exemples incluent «brainstorming» pour générer des idées, «examen» pour passer en revue un résultat ou un projet sélectionné, «décision» si une décision doit être prise, ou «information» si des informations générales doivent être partagées.
Tapez "Time" comme titre de cinquième colonne. Indiquez le nombre de minutes pendant lesquelles chaque sujet sera consacré à la discussion. Cela est nécessaire pour maintenir un bon flux d'idées dans la salle de réunion et pour structurer votre réunion.
Enregistrez votre document après avoir entré toutes les informations connues dans chaque ligne.
Conseils
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Un tableau n’est qu’un moyen simple d’organiser les sujets de discussion d’une réunion. Vous êtes libre de formater votre agenda de réunion de travail différemment, à condition que tous les éléments donnés soient inclus.
Il est important de prévoir suffisamment de temps pour discuter des sujets choisis, mais pas trop, sinon les discussions ont tendance à se poursuivre. Demandez aux présentateurs combien de temps ils auront besoin de présenter sur leurs sujets.
Assurez-vous que toutes les personnes assistant à la réunion reçoivent l'ordre du jour au moins un jour avant la réunion proposée. Cela donnera à chacun le temps de se préparer et d’apporter des modifications à l’ordre du jour si nécessaire.
