La comptabilité n'est pas un domaine facile à maîtriser pour certaines personnes; Cependant, la qualité d'un bon comptable est la capacité de rédiger un bon rapport avec des recommandations claires et faciles. La meilleure façon de procéder consiste à établir un rapport indiquant les tendances des dépenses en comparant les prévisions budgétaires aux dépenses réelles. Cela peut être fait à la fin de chaque mois (comparaison mois par mois), trimestriellement ou annuellement.
Déterminez l'audience du rapport. Si le rapport concerne une personne, il peut contenir plus d'informations qu'un rapport pour un groupe ou un département. Sachez combien d'informations votre public connaît sur les données présentées.
Décidez d'un délai pour votre rapport. Vous pouvez mettre en évidence le mois en cours, discuter de l'année entière, voire des cinq dernières années dans votre rapport. L'objectif et la durée du rapport doivent être clairement définis dans un résumé succinct.
Obtenez une liste de tous les comptes et des dépenses associées à ces comptes pour la période couverte par le rapport. Les rapports de dépenses actuelles sont appelés «dépenses réelles».
Comparez les "dépenses réelles" avec les "dépenses budgétisées". Commencez par les comptes qui présentent le plus grand écart entre les dépenses réelles et les dépenses budgétisées. La différence peut être soit supérieure au budget, soit inférieure au budget. Créez une section du rapport pour discuter des éléments dépassant le budget et une autre pour discuter des éléments sous-budgétés.
Créez une section intitulée "Recommandations". En vous basant sur les informations présentées dans les comparaisons des dépenses réelles aux dépenses budgétisées, créez au moins trois recommandations pour votre client ou votre employeur.
