Les rapports d'avancement sont clairs, avec une conception plus formulée que celle des rapports trimestriels. Le format de ces derniers varie d’une entreprise à l’autre et d’une institution à l’autre. Cependant, les directives de base suivantes s'appliquent aux deux: Soyez attentif à votre public et à ce qu'il s'attend à trouver dans le rapport et veillez à ce que votre texte soit clair et concis, avec un ton sérieux, no nonsense et un style précis, ouvert et fiable.
Articles dont vous aurez besoin
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Données et informations à inclure
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Un bon programme de traitement de texte tel que Microsoft Word
Utilisez le format de mémo traditionnel pour le rapport d'avancement et le rapport trimestriel. Commencez par la date, le nom et la fonction de la personne à qui le rapport sera envoyé, votre nom et votre position et une ligne d'objet claire et concise. Par exemple, la ligne de sujet d'un rapport d'avancement peut être «État d'avancement du projet d'intégration de données». La ligne de sujet d'un rapport trimestriel est souvent moins spécifique et indique simplement quelque chose comme «Rapport trimestriel pour le service de données, troisième trimestre 2010». Si le rapport trimestriel est l'un des nombreux documents envoyés à la même personne, assurez-vous de connaître le format exact auquel cette personne s'attend.Le lecteur doit rapidement assimiler toutes les données entrantes et s’attendre à trouver des types d’informations spécifiques au même endroit dans chaque rapport.
Pour un rapport d'avancement, ouvrez avec un résumé des progrès, tel que «Le projet d'intégration de données progresse dans les délais et dans les limites du budget». Si vous recherchez quelque chose de spécifique - l'aide d'un autre employé ou service, des fonds supplémentaires, etc. - faites-en la liste immédiatement pour vous assurer que le lecteur ne l'oublie pas. Ouvrez le rapport trimestriel de manière similaire en résumant les informations contenues dans le rapport.
Détaillez le contexte du projet, qui peut être inclus avec le résumé des progrès si vous le souhaitez, en résumant rapidement les détails et en décrivant son objectif et son calendrier. Dans le cadre du rapport trimestriel, vous pouvez inclure les progrès réalisés depuis le dernier rapport, en tenant compte à la fois des avantages et des inconvénients. N'oubliez pas que vous voulez être ouvert et honnête.
Spécifiez dans le rapport d'avancement tous les travaux terminés et utilisez des verbes d'action pour souligner le fait que ceux qui travaillent sur le projet ont été laborieux. Vous pouvez également inclure des dates précises lorsque les phases du projet sont terminées ou lorsqu'une partie de celui-ci est devenue active ou est devenue en ligne, ou quel que soit l'objectif recherché. À ce stade du rapport trimestriel et dans le format approprié, commencez par détailler les progrès accomplis. Répertoriez les problèmes à résoudre.
Fournissez dans un rapport d'avancement des détails sur tous les problèmes auxquels vous êtes confrontés, des stratégies pour les résoudre, ainsi qu'un calendrier pour les résoudre ou une explication de la raison pour laquelle le problème se poursuit.
Présentez le calendrier de travail dans le rapport d'avancement, ainsi que les réalisations que vous prévoyez au cours de la prochaine période. Vous pouvez résumer le rapport avec une évaluation globale du projet et des résultats obtenus jusqu’à présent. Dans le rapport trimestriel, prévoyez les opportunités et les défis à venir ainsi que les résultats attendus et les activités importantes. Peut-être finir avec une demande de commentaires, commentaires et idées.
