Les rapports commerciaux peuvent discuter de tout, de la situation financière des entreprises aux stratégies de marketing et aux approches de vente. Les rapports trimestriels peuvent être relativement petits, car ils ne contiennent que des informations pertinentes pour une période de trois mois. Avant de créer et d'écrire le rapport d'activité trimestriel, définissez son objectif et déterminez les informations à inclure. Bien qu'il puisse s'agir spécifiquement de bénéfices financiers, il peut également s'agir d'un petit rapport mettant en évidence les activités des différents départements de l'entreprise.
Composez une introduction au rapport d'activité trimestriel. Identifiez l'objectif du rapport et assurez-vous de mentionner la période couverte par le rapport. Par exemple, écrivez que le rapport porte sur la situation financière de la société entre avril et juillet 2007.
Créez des titres et des sous-titres pour le rapport. Si le rapport se concentre sur les activités de chaque département de l'entreprise, utilisez chaque département comme rubrique. Utilisez les sous-titres pour identifier les activités de chaque département. Si vous rédigez un rapport financier trimestriel, utilisez les en-têtes pour identifier les principales sections telles que les actifs, les passifs et les charges.
Identifiez la méthode utilisée pour obtenir les données pour le rapport. Cela diffère en fonction de l'objectif du rapport. Pour obtenir un rapport financier, obtenez vos données directement auprès du service de la comptabilité. Si le rapport concerne chaque service, parlez à un responsable de chaque service pour obtenir les données correctes.
Rédigez le corps du rapport en utilisant les titres et les sous-titres comme guide. Soyez clair et direct dans votre langue. Utilisez des graphiques et des tableaux si vous avez besoin d'illustrer certaines données, car les nombres peuvent être difficiles à lire s'ils sont nombreux. Identifiez tous les problèmes ou problèmes tirés des données afin que le lecteur soit informé des problèmes illustrés dans le rapport.
Rappelez au lecteur que les informations et les données présentées dans le petit rapport ne concernent que les trois mois mentionnés dans l’introduction. Utilisez la conclusion pour proposer des solutions ou des idées aux problèmes abordés dans le rapport.
Mettez en surbrillance les points clés du rapport sous un en-tête appelé «Résumé». Écrivez-le en dernier pour vous assurer d'inclure tous les problèmes majeurs dans le résumé. Placez-le entre la page de titre et l'introduction. Certains lecteurs ne lisent le résumé que pour se faire une idée du contenu au lieu de lire le rapport en entier.
