Si votre travail nécessite des réunions d’information périodiques avec les directeurs ou les hauts responsables sur les fonctions de votre département, il est probable que vous divisiez cette tâche en segments de trois ou trois mois. De nombreuses organisations utilisent des périodes trimestrielles pour les opérations comptables et financières. Elles ont donc besoin d'un briefing correspondant à cette période. Un rapport trimestriel doit inclure un résumé et des informations sur les progrès de l’entreprise, les faits saillants, les défis et les objectifs atteints au cours de cette période. Vous pouvez même inclure des références anecdotiques pouvant donner vie à votre rapport grâce aux événements réels survenus au cours du trimestre.
Étude des rapports trimestriels précédents
S'il s'agit du premier rapport trimestriel que vous écrivez, passez en revue les rapports précédents - trimestriels ou annuels. Vous voudrez peut-être reporter les informations de fin d'année sur ce rapport trimestriel. En outre, il pourrait y avoir un format préféré pour votre rapport trimestriel. C'est probablement bien si vous voulez inclure des informations supplémentaires pertinentes. toutefois, respectez le même format, sauf indication contraire. Si vous ne possédez pas déjà de modèle dans les rapports précédents, créez-en un pour ne pas recréer cette étape au prochain trimestre.
Déterminez vos sources d'information
À moins que le rapport trimestriel ne relève que de votre compétence, il est probable que vous aurez besoin d'informations provenant d'autres sources ou services. Par exemple, si votre rapport nécessite des données financières, contactez la section comptabilité ou finance et demandez les données dont vous avez besoin pour ce trimestre. Si des données sont disponibles pour le trimestre précédent, demandez-les également si vous souhaitez établir des comparaisons entre deux trimestres.
Examiner les sujets d'activité pour les rapports
Recueillez des informations sur les sujets métier que vous examinez dans votre rapport trimestriel. Par exemple, si vous êtes responsable de projet pour un cabinet de conseil et que le rapport a pour but de mettre à jour les progrès de l'équipe de direction pour plusieurs missions différentes, envisagez de répertorier le nom de chaque client, suivi du type de mission sous la forme de sujets secondaires tels que:
- Nom du client, type de mission; par exemple, coaching exécutif
- Nom du client, type de mission; par exemple, atelier de développement d'équipe
- Nom du client, type de mission; par exemple, évaluation organisationnelle
Pour chaque sous-thème, fournissez une brève description de la mission, y compris le personnel affecté à chacun. Si vous êtes le chef de projet, indiquez votre nom et celui du client avec lequel vous avez communiqué au cours de cette période, ainsi qu'une description de vos activités en tant que chef de projet. Décrivez les autres activités de la mission, telles que le nombre d'heures travaillées par chaque consultant affecté et les buts, objectifs et réalisations de chaque mission. Par exemple, vous pouvez écrire,
"Le consultant ABC, John Doe, a créé les activités de développement d'équipe pour un atelier du 1er février 2019. L'objectif de cet atelier est d'examiner les résultats de l'évaluation organisationnelle réalisée le 1er décembre 2018 et de faciliter les activités de réengagement des membres de l'équipe dans la mission organisationnelle. "
Vous pouvez juger du nombre de détails que vous devez fournir, en fonction de la longueur et du format de votre rapport trimestriel. Cette section constitue la composante narrative de votre rapport.
Les feuilles de calcul sont utiles
En plus d'être utiles pour présenter une image financière de votre rapport trimestriel, les tableurs sont appréciés par les lecteurs soucieux du résultat final. Vous n'avez pas besoin d'inclure plusieurs pages dans votre rapport narratif, mais une description quantitative des activités trimestrielles donne à vos lecteurs un aperçu des progrès de l'entreprise dans votre région. En utilisant le même exemple, si vous rapportez plusieurs missions, votre feuille de calcul peut refléter le budget initial, l’analyse par gravure, les coûts à ce jour et le budget estimé pour l’achèvement, en dollars et en pourcentages.
Écrire l'introduction et la conclusion
Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations pour votre rapport et préparé une ébauche, écrivez votre introduction et votre conclusion. L'introduction devrait inclure la période de votre rapport, les sources d'informations, le département ou les projets et l'audience. Si votre rapport est long ou complexe, rédigez un résumé contenant les informations les plus pertinentes dans un résumé d'une page. La conclusion devrait reformuler les points saillants du trimestre et expliquer brièvement les problèmes notables rencontrés au cours du trimestre et les prévisions pour le prochain trimestre.
