Les réunions peuvent être la partie la plus productive de votre journée ou une perte de temps totale. Tout dépend de la structure de la réunion et de l'habileté du responsable de la réunion. Si vous devez organiser une réunion, l’un de vos objectifs les plus importants est de créer un ordre du jour. Étiqueter correctement les points à l'ordre du jour de la réunion est essentiel, car ils donnent le ton à la réunion et permettent d'éviter que la discussion ne se dérobe.
Étiquetez un point de l'ordre du jour comme "informatif" si son objectif est de fournir un arrière-plan aux autres participants à la réunion. Par exemple, un membre de l'équipe de projet peut avoir besoin d'expliquer la portée des modifications logicielles proposées lors d'une première réunion de lancement. Ce type d’ordre du jour de la réunion est informatif. Les participants n'ont pas besoin d'être d'accord ou en désaccord sur ce point. ils ont simplement besoin d'absorber l'information.
Créez des ordres du jour de réunions de conseil pour les points nécessitant une discussion, mais qui ne devraient pas être résolus lors de la réunion. Les points de l'ordre du jour des consultations permettent aux participants de faire part de leurs préoccupations et de donner leur avis sur les points en discussion. Par exemple, une réunion sur une proposition de mise à niveau du matériel informatique peut inclure plusieurs points à l’ordre du jour, notamment une discussion sur les solutions matérielles à l’étude. Le chef de projet peut donner un bref aperçu de chaque solution proposée, suivi d’une discussion générale avec les participants restants à la réunion.
Qualifiez un point de l'ordre du jour d'une réunion de "résolution de problème" si son objectif est de parvenir à une résolution au cours de la réunion. Cette étiquette est basée sur l’objectif de la réunion que vous planifiez. Un point de l'ordre du jour peut être qualifié de conseil lors d'une réunion et de résolution de problème lors de la prochaine, à mesure que le projet passe du début à la résolution. Par exemple, le point de l'ordre du jour consultatif sur les choix de matériel pourrait passer à la résolution de problèmes lors de la prochaine réunion, lorsque les participants sont invités à choisir une solution matérielle.
Créez un élément de l’ordre du jour de la réunion intitulé "demande d’aide" si son objectif est de demander de l’aide aux autres participants à la réunion. Ces éléments peuvent servir de suivi pour la prochaine réunion, chaque membre de l'équipe de projet fournissant une mise à jour et fournissant au reste de l'équipe des informations sur l'état du projet.
