Tant d'entreprises comptent sur la réceptionniste pour leur donner le ton. Pourtant, elles passent le moins de temps possible à occuper ce poste, en se concentrant plutôt sur le personnel "professionnel".
Un certain type de personne est censé rencontrer et accueillir les clients et répondre au téléphone. L'employé qui n'a jamais rien de mal à dire à propos de quelqu'un, qui est amical et optimiste et qui aime faire plaisir aux autres est ce qu'il y a de mieux pour ce poste.
Un bon réceptionniste répondra au téléphone avec un talent unique, en soulignant un certain mot. Il faut répondre au téléphone avec un sourire sur le visage et un intérêt sincère pour ce que la personne à l'autre bout a à dire. Bien souvent, les bureaux utilisent des systèmes de messagerie vocale. C'est un moyen sûr de perdre une voix joyeuse, amicale et vivante à l'autre bout de la ligne.
Vous avez besoin d'une réceptionniste qui s'habille pour impressionner vos clients et être fière de son bureau.
Il est important qu'un bon réceptionniste serve de tampon aux employés. Si un membre du personnel est extrêmement occupé, la réceptionniste devrait le savoir. Une réceptionniste informée peut aider les employés à éviter les visites inutiles de dernière minute, sans refuser les rendez-vous légitimes.
Il est approprié pour une réceptionniste d’invoquer une discussion avec les clients, tant que cela n’est pas controversé. Vous ne voulez pas que votre client présume que la philosophie de la réceptionniste reflète l’ensemble de la société. Les questions générales et les sujets de discussion sont très bien.
La réceptionniste devrait être une extension de votre équipe marketing. Gardez une trace des dates importantes, donnez les informations que vous voulez que votre client sache, mais donnez-les de manière à ce que votre client se sente comme un cadeau, et un bon réceptionniste l'aura.
La réceptionniste doit s’assurer que les brochures de la société sont à la table basse et garder la cafetière pleine et fraîche, le bol de bonbons chargé et les clients se déplaçant sans heurts dans la zone de réception.
Si vous n’avez pas établi de calendrier commun afin que la réceptionniste ait accès aux rendez-vous programmés, ce serait une bonne idée de le faire. Vous pouvez le faire facilement si vous êtes en réseau. autorisez simplement la réceptionniste sur votre réseau. Si votre système de messagerie électronique ne le permet pas, vous pouvez configurer un calendrier sur Internet et demander à tout le monde de publier les rendez-vous que la réceptionniste doit connaître sur le site.
