Beaucoup de gens pensent qu'une réceptionniste et une secrétaire ont le même travail, les mêmes responsabilités et les deux titres sont interchangeables. Les gens retiennent cette hypothèse parce que les secrétaires et les réceptionnistes répondent souvent au téléphone et effectuent des tâches de bureau. Les deux emplois sont complètement différents car une secrétaire et une réceptionniste ont des rôles et des exigences différentes.
secrétaire
Les fonctions de secrétaire varient selon le type de secrétaire et la taille de l’organisation. Les tendances commerciales ont changé avec les progrès technologiques. Par le passé, chaque responsable avait sa propre secrétaire. Grâce au courrier électronique et à la messagerie vocale automatisée, une secrétaire peut travailler pour plusieurs gestionnaires. Dans une petite entreprise, il peut y avoir un secrétaire pour tous les directeurs. Elle gère tout le courrier, planifie les rendez-vous, commande les fournitures et répond au téléphone. Si la secrétaire ne travaille que pour un ou deux directeurs, des tâches supplémentaires similaires à celles d'un administrateur lui sont souvent confiées. Par exemple, un secrétaire des ressources humaines pourrait vérifier les références. Un secrétaire doit généralement avoir au moins un diplôme d'études secondaires et de nombreux bureaux préfèrent embaucher des titulaires d'un diplôme en arts libéraux, d'une formation en secrétariat, d'un diplôme ou d'un certificat délivré par une école de soutien administratif. Une secrétaire doit également avoir une vitesse de frappe rapide, une connaissance des ordinateurs et des compétences en communication et en relations humaines, selon les rapports de l’Université d’Etat.
Les réceptionnistes
Un réceptionniste est celui que vous voyez en premier lorsque vous entrez dans une entreprise. La réceptionniste accueille les visiteurs, répond au téléphone, écrit des lettres et des documents et veille à la propreté de la réception pendant la journée de travail. Une réceptionniste peut également inscrire des visiteurs dans une entreprise, trier le courrier, tenir un journal de présence des employés et relire des lettres, des rapports et des courriels. Un diplôme d'études secondaires est généralement préférable. Mais, si vous êtes intelligent et avez un comportement et une apparence amicaux, les employeurs valorisent souvent ces qualités par rapport à l'éducation formelle. Selon l’Université d’État, certaines entreprises offrent une formation en cours d’emploi aux réceptionnistes.
Différences de responsabilité au travail
Une partie des responsabilités de la réceptionniste consiste à accueillir les visiteurs de l’entreprise; une secrétaire n’est généralement pas responsable de l’accueil des visiteurs. Une secrétaire peut souhaiter la bienvenue aux visiteurs, mais uniquement s’ils rendent visite à l’un des responsables pour lesquels elle travaille. La secrétaire travaille spécifiquement pour un ou plusieurs gestionnaires. La réceptionniste représente l’ensemble de la société et ne travaille sous aucun prétexte. Une secrétaire pourrait avoir des responsabilités supplémentaires, telles que fixer des rendez-vous, commander des fournitures, faire des préparatifs de voyage et manipuler de la petite caisse. Il peut également avoir des responsabilités supplémentaires en fonction de son type, telles que juridique, financier ou marketing. Les responsabilités de la réceptionniste sont générales: accueil, réponse au téléphone, tri du courrier et autres petites responsabilités définies par l'entreprise, selon l'Université d'État.
Autres différences
Le bureau de la réceptionniste est souvent situé dans la partie la plus visible de l'entreprise. Elle est la première personne que vous voyez lorsque vous entrez dans l'entreprise. Le bureau ou le secrétariat de la secrétaire est souvent situé près des responsables pour lesquels elle travaille. En outre, une secrétaire est généralement tenue d'avoir au moins un diplôme d'études secondaires et même un certificat ou un diplôme d'études collégiales. Pour un réceptionniste, un diplôme d'études secondaires est préférable mais pas toujours exigé. En 2009, le salaire annuel moyen des réceptionnistes et des commis d’information était de 26 010 $, le salaire annuel moyen des secrétaires de niveau inférieur était de 31 060 $ et le salaire annuel moyen des secrétaires exécutifs et des assistants administratifs était de 44 010 $, selon le Bureau of Labor Statistics.
