Une même entreprise peut avoir plusieurs postes pour assurer le bon déroulement des opérations et satisfaire les employés. Deux de ces postes sont des secrétaires et des gestionnaires de bureau et ils diffèrent grandement par leurs responsabilités, leur portée, leur formation et leur salaire. Alors qu’un chef de bureau travaille en étroite collaboration avec les opérations internes, les secrétaires servent les gestionnaires et la société, en particulier si le secrétaire assume les fonctions de réceptionniste.
Description du poste de secrétaire
Les secrétaires jouent deux rôles essentiels: apporter un soutien aux chefs d’entreprise et aux tâches administratives de base et effectuer des tâches de base en matière de réception. Ils répondent au téléphone, planifient des réunions et des rendez-vous et rédigent des rapports ou des documents pour le compte de responsables et de dirigeants, gèrent le courrier postal entrant et sortant et mettent à jour les documents du logiciel, le cas échéant. Les tâches effectives peuvent changer en fonction du poste en question, les secrétaires juridiques pouvant traiter les demandes des clients juridiques et mettre à jour les dossiers des patients en milieu médical.
Description du poste de gestionnaire de bureau
Un chef de bureau est chargé de superviser et de guider les employés dans un environnement de bureau. Les responsables de bureau connaissent les objectifs de l'entreprise et du service concerné. Ils doivent donc s'assurer que tout le travail effectué par les employés est conforme aux directives, objectifs et normes de l'entreprise. Certains gestionnaires délèguent des tâches, des tâches et des projets à des employés travaillant dans un service spécifique. Les responsables de bureau doivent également respecter les budgets établis par le service de la comptabilité et respecter les délais impartis.
Exigences scolaires
Une secrétaire a souvent un diplôme d'études secondaires. Une formation supplémentaire sur le lieu de travail étant fournie, le secrétaire se familiarise avec le fonctionnement interne de l'entreprise et utilise le système informatique pendant la période de formation. Les secrétaires juridiques et médicaux peuvent exiger une certification supplémentaire de l'Association nationale des secrétaires juridiques ou de l'Association internationale des professionnels de l'administration. Les gestionnaires de bureau ont souvent une formation postsecondaire en gestion de bureau, en services administratifs ou en soutien. Les études postsecondaires peuvent inclure un baccalauréat ou un diplôme d’associé.
Différences salariales
Comme les responsables de bureau ont une formation approfondie et gèrent d’autres employés dans un bureau, ils perçoivent un salaire plus élevé que celui des secrétaires, d’après les informations salariales publiées par le Bureau of Labor Statistics des États-Unis. En 2008, les directeurs de bureau et les superviseurs d'employés gagnaient environ 45 790 dollars par an, tandis que les secrétaires gagnaient 25 240 dollars en 2010. Les secrétaires les mieux payés gagnaient 36 910 dollars par an, ce qui reste bien en deçà de la moyenne des postes de directeurs de bureau.
