Toute entreprise ou personne qui travaille avec le public doit communiquer avec le public à un moment donné. Mais ce n’est pas idéal pour un parti de partager ses ressources entre son activité principale et de l’expliquer au monde entier - c’est là que les agences de relations publiques entrent en jeu. Toute agence de relations publiques digne de ce nom utilisera diverses méthodes pour devenir un visage et une voix efficaces pour le client, cela représente.
Se mettre sur la même page que le client
Avant qu'une agence de relations publiques puisse faire passer le message au nom d'un client, elle doit savoir en quoi consiste ce message. Les représentants des relations publiques rencontrent leurs clients au début d’une relation pour savoir tout ce qu’ils peuvent sur leurs opérations. Pour les entreprises, ces informations incluent leur énoncé de mission général, leurs produits, leurs services et la manière dont elles les mettent sur le marché. Pour les personnalités publiques, cela inclut des informations sur les projets professionnels de la personne, ainsi que des détails de la vie personnelle qui pourraient affecter l'opinion publique. Pour tous les clients, l’agence établit un protocole d’échange d’informations afin de ne jamais manquer une occasion de présenter les nouveaux développements au public.
Rédaction de communiqués de presse
Le produit de base des agences de relations publiques est le communiqué de presse, une information sur la société qui est transmise aux agences de presse pour publication. Les agences de presse aiment avoir des communiqués de presse, en particulier les jours de pointe, parce que cela signifie moins de travail pour remplir l'espace dans le journal. La mise en garde est que le communiqué de presse ne nécessitera que peu de modifications éditoriales - sinon les rédacteurs en chef ne voudront pas perdre un temps précieux sur des informations probablement non essentielles. Une façon de mesurer la qualité d'une agence de relations publiques consiste à demander des échantillons de communiqués de presse et à les examiner en détail par rapport aux directives du style Associated Press. Si le format des communiqués est difficile à distinguer des vrais articles de presse et que l’on vous laisse toujours une impression positive de l’organisation représentée dans le communiqué, l’agence a bien fait son travail. Mais contrairement à un article d'actualité, il n'est pas important qu'un communiqué de presse contienne des citations précises. Souvent, le rédacteur en relations publiques établit des citations - mais uniquement pour le compte de clients - et demande son approbation avant que le communiqué de presse ne soit envoyé aux agences de presse.
Établissement de relations avec les agences de presse
Les agences de relations publiques doivent conserver une liste des agences de presse auxquelles elles envoient des communiqués de presse. Mais plus important encore, les professionnels des relations publiques établissent des relations de conversation avec des journalistes qui recherchent des informations sur un client pour un article. Les professionnels des relations publiques sont la passerelle pour toutes les informations provenant de l’organisation qu’ils représentent. Cela signifie qu'une agence de relations publiques sera le premier contact du journaliste pour obtenir des informations sur le client. Elle agira en tant que porte-parole du client ou mettra le journaliste en contact avec la personne appropriée au sein de l'organisation cliente. Parfois, un employé de l'agence agit en tant que tierce partie lors d'une interview pour orienter les questions et les réponses dans une direction positive.
Gérer la présence sur les médias sociaux
Avec le développement des médias sociaux, le rôle des professionnels des relations publiques s'est élargi pour inclure la représentation en ligne des clients. Si un client a un blog, Facebook ou un profil Twitter, l'agence de relations publiques devrait y avoir accès; si le client n'en a pas, l'agence doit en établir un. Contrairement aux communiqués de presse, la présence des médias sociaux est directe pour le public. En conséquence, l’agence n’a pas à s’inquiéter de l’adhésion au format de l’information ou de l’apparence de partialité de la part du client, car personne ne s’attend à ce qu’une personne ou une entreprise publique ne se pavane pas. À l'instar des devoirs des porte-parole ou des citations dans les communiqués de presse, les mises à jour sur les réseaux sociaux doivent être écrites comme si les informations provenaient directement du client, par opposition à la perspective d'un tiers embauché.
