Lorsque les entreprises ont besoin d'une entreprise de relations publiques externe pour créer une campagne de relations publiques, elles sollicitent souvent des offres de plusieurs concurrents. Pour décrocher le marché, vous devez présenter à la société une proposition de relations publiques incluant les buts et objectifs de la société, son public cible et ses médias, ses recommandations, son calendrier et son budget. Avant de rédiger la proposition, toutefois, vous avez du travail à faire qui inclut des recherches sur une entreprise spécifique, le secteur et le marché dans son ensemble, ainsi que sur les différentes manières dont vous pouvez aborder le projet.
Apprenez à connaître le client
Une taille unique ne convient pas à tous. Avant d’envisager une campagne de relations publiques, vous devez passer du temps à connaître votre client. Organisez des réunions en personne avec les responsables et les dirigeants de l'entreprise, puis effectuez un suivi avec des courriels et des appels téléphoniques jusqu'à ce que vous maîtrisiez bien la culture de l'entreprise, son style de communication général et la réputation de sa communauté. Par exemple, vous ne voudriez pas organiser une campagne officielle du type "Wall Street Journal" pour une entreprise axée sur la famille, axée sur la famille, ou inversement.
Comprendre le marché actuel
Une fois que vous avez une bonne idée du ton que doit prendre votre proposition, cadrez-la dans le contexte du marché actuel. Effectuer une analyse de la concurrence et du type de publicité et de marketing qu’elle utilise. Comprendre le marché cible et comment il obtient ses informations. Par exemple, si la cible est de jeunes adultes, vous devez inclure un aspect médias sociaux dans votre proposition. Les aînés, quant à eux, ne répondront pas aussi bien à une campagne de médias sociaux percutante.
Décrivez votre approche générale
Avant de préparer la proposition finale, créez un aperçu des éléments nécessaires. Dans un marché plus vaste, où la concurrence est forte, par exemple, vous devrez peut-être inclure un historique complet de votre propre entreprise et les campagnes réussies que vous avez lancées. Avant la phase finale, déterminez le niveau de détail que le client doit connaître du concours et des analyses que vous avez créées. En connaissant bien le client au cours de votre phase de recherche, vous comprendrez parfaitement le meilleur format pour présenter la proposition. Que vous deviez fournir un récit, de brefs points ou un ensemble de graphiques et de diagrammes dépendra des préférences du client et de son style de fonctionnement.
Inclure les bases
Une proposition de relations publiques doit mettre en valeur vos idées sans donner trop de détails pour que le client puisse accepter la proposition et mettre en œuvre vos idées sans vous. Inclure des informations sur votre entreprise, avec les références appropriées, ainsi qu'un résumé de la proposition et ce que vous estimez être les principaux points que la campagne devrait aborder. Donnez quelques exemples de médias que vous pourriez contacter, ainsi que les principaux messages que vous allez diffuser. Inclure un calendrier des travaux prévus ainsi que les services couverts par des frais et dépenses spécifiques. Concluez avec une déclaration de clôture qui indique à la cliente que vous avez hâte de travailler avec elle et à quel point vous êtes sûr d’avoir une relation positive et prospère.
