Chaque année, les entreprises qui offrent des avantages sociaux ont une période d’inscription ouverte pour que les employés puissent s’inscrire ou renouveler leur couverture soins de santé pour la prochaine année. En prévision de la période d'inscription ouverte, de nombreuses entreprises lancent une campagne pour communiquer des informations sur leurs options d'avantages. L’approche de la campagne peut être multiple, utilisant des communications électroniques et écrites parallèlement à des séances de réunion ouvertes pour expliquer le plan de santé de l’année à venir et les choix d’avantages.
Campagne électronique
Les communications électroniques des employés concernant l’inscription ouverte sont courantes dans le lieu de travail actuel. Les campagnes de communication avec inscription ouverte incluent des envois de courriers électroniques à tous les employés contenant des informations sur les régimes d’avantages sociaux et des rappels indiquant quand et comment s’inscrire, des bulletins hebdomadaires contenant des articles sur les options d’avantages sociaux et des brochures sur les avantages sociaux. Les informations envoyées par courrier électronique peuvent être postées sur un intranet de la société, un site Web interne, afin que les employés puissent s'y connecter via les courriers électroniques. Le fournisseur chargé du traitement de l'inscription peut disposer d'un site Web pour l'inscription électronique pouvant contenir des informations sur les options de prestations. Les employés peuvent consulter les informations électroniques sur les avantages à leur guise et s'inscrire à leur convenance avant la fin de la période d'inscription ouverte.
Conférence téléphonique / réunion Web
Les grands employeurs peuvent organiser des téléconférences à l’échelle de la société, accompagnées de téléconférences Web, lors de l’inscription ouverte. Les appels peuvent être organisés par le service des ressources humaines et faire appel à des invités des fournisseurs pour fournir les avantages de l’année prochaine. Chaque fournisseur peut parler des offres et répondre aux questions. Les présentations, y compris une démonstration du site Web d'inscription, peuvent être suivies en ligne via une téléconférence Web pendant l'appel.
Sessions d'inscription ouvertes face à face
Pour atteindre les employés sans ordinateur ni accès au téléphone, les entreprises peuvent organiser plusieurs sessions d'inscription en face à face. À l’instar du concept de téléconférence, les représentants du service des ressources humaines de la société et les fournisseurs de régimes de soins de santé peuvent organiser des réunions en personne avec les employés pour expliquer les avantages et le processus d’inscription. Plusieurs sessions peuvent être organisées pour accommoder les employés de différents quarts de travail et permettre aux employés de poser des questions plus intimes.
