Comment faire un registre de paie

Les registres de paie sont indispensables pour conserver des registres précis de paiement des impôts des employés / employeurs. Que vous engagiez un comptable ou que vous l'engagiez vous-même, les registres de paie doivent être correctement tenus. Les registres de paie créent un enregistrement solide du montant et du moment où ils ont été payés. Étant donné que le formulaire IRS 941 est rempli et envoyé tous les trimestres pour la plupart des petites entreprises, les registres de paie peuvent accélérer les dépôts 941 car tous les calculs plus longs ont déjà été complétés et enregistrés. Remplissez le registre de paie de manière séquentielle et précise.

Articles dont vous aurez besoin

Livre de paie / inscription
Livret d'impôt fédéral
Livret d'impôt d'Etat
Calculatrice
Crayon (pas un stylo)

Achetez un livre de paie / inscrivez-vous dans un magasin de fournitures de bureau. Rendez-vous au palais de justice et récupérez les livrets des tables d’imposition des gouvernements fédéral et des États utilisés pour calculer les taux d’imposition individuels. Utilisez les informations sur les employés qu'il a fournies à la société lors de son embauche pour remplir la première partie du livre de paie ou vous inscrire. Copiez les informations sur les employés du dossier d’informations sur les employés dans le livre.

Entrez le nom légal complet de l’employé utilisé dans ses déclarations de revenus annuelles. Enregistrez la résidence dans le bloc approprié. Les blocs d'information sont étiquetés en haut de chaque colonne. Entrez R pour résident ou NR pour non-résident de l'état où le revenu est versé.

Écrivez l'abréviation indiquant l'état matrimonial ensuite. Écrivez S pour célibataire ou M pour marié dans le bloc approprié. Dans le bloc suivant, entrez le nombre de personnes à charge qu'ils souhaitent réclamer aux fins de l'impôt.

Marquez une ligne à travers l'un des sept jours indiqués en haut de la page lorsque votre entreprise est fermée. Notez que les jours marqués dans les cases en haut de la page commencent par dimanche, et non par lundi, et passent par samedi.

Enregistrez le nombre total d'heures travaillées par chaque employé pour chaque jour de la semaine. Notez les jours où ils demandent à partir tôt ou à arriver en retard. Notez-le sur un pense-bête et inscrivez-le dans votre livre de paie. Ajustez le total des heures travaillées ce jour-là lorsque vous enregistrez les heures des employés travaillées pour la journée.

Additionnez le nombre d'heures travaillées pour la semaine et écrivez-le dans le bloc Heures totales. Faites de même pour les heures supplémentaires travaillées. Multipliez le nombre total d'heures travaillées multiplié par le taux de rémunération horaire. Faites de même pour les heures supplémentaires travaillées.

Utilisez les formules appropriées, les tables d'impôt sur le revenu fédéral et les tables d'impôt sur le revenu des États pour calculer les retenues sur la paie. Déduisez la sécurité sociale, l’assurance-maladie, les retenues à la source américaines et les retenues à la source, ainsi que les autres montants retenus dans l’état où vous exploitez votre entreprise. Faites le total des déductions et soustrayez-les du salaire total gagné. Écrivez à l’employé un chèque de la société pour le montant gagné après impôts et enregistrez ce montant dans votre livre de paie.

Conseils

Notez les dates de cessation d'emploi et les dates d'embauche dans votre registre de paie afin de conserver des antécédents de travail précis pour votre entreprise.