Les grands livres et les livres de comptes constituaient le moyen principal de calculer les finances des entreprises et des ménages avant l’utilisation des ordinateurs. Ils sont encore utilisés aujourd’hui par diverses petites entreprises et des experts du budget immobilier. Un grand livre est un livre dont les pages sont alignées verticalement et horizontalement. Les lignes créent des cellules facilitant la saisie de données relatives aux revenus et aux dépenses de l’entreprise. À la fin d'une période hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, les entrées de chaque colonne et rangée sont clairement alignées et faciles à totaliser pour la préparation de rapports ou l'évaluation d'un budget.
Étiquetez une page ou une section de votre livre ou de votre livre de comptes pour identifier son objectif. Par exemple, si vous suivez les dépenses du ménage, une étiquette appropriée serait "Ménage".
Déterminez si plusieurs pages de votre grand livre seront nécessaires pour suivre vos dépenses et vos revenus. Si vous exploitez une petite entreprise, plusieurs pages seront probablement nécessaires. Les en-têtes de page potentiels comprennent les frais de véhicule, les services publics, les coûts d’inventaire et les produits des ventes ou des services rendus.
Étiquetez les en-têtes de colonne et de ligne sur les pages de votre grand livre. Il est important de le faire avant de saisir des données dans les colonnes pour garantir une saisie de données précise. Les en-têtes de colonne sont généralement une ventilation de diverses dépenses, telles que les dépenses de divertissement, les achats de carburant et les paiements par carte de crédit, tandis que les en-têtes de lignes peuvent être dédiés à des périodes, telles que des semaines ou des mois de l'année.
Compilez les totaux des données saisies dans les cellules de votre grand livre à la fin d'une période comptable. Additionnez les nombres saisis sur une ligne et en bas d'une colonne du grand livre. Si vos calculs sont faits correctement, la somme de toutes les lignes d'une section de votre grand livre sera égale à la somme de vos colonnes.
