Toutes les entreprises doivent tenir une sorte de livre de grand livre au cas où un percepteur des impôts ou un agent IRS viendrait frapper à la porte. Un grand livre peut être conservé dans un tableur tel que Microsoft Excel, mais la beauté d'un grand livre physique réside dans sa portabilité. Vous pouvez apporter le livre à la maison chaque soir ou le transporter auprès des investisseurs pour leur donner une image de la situation financière de la société. Il est également sage de conserver un livre de grand livre pour les dépenses personnelles, comme une sorte de registre à chèques enrichi.
Tracez six lignes verticales sur la première page du livre de grand livre en laissant sept colonnes. Notez que certains livres de grand livre sont prédéfinis, mais peuvent toujours être modifiés au stylo.
Étiquetez les sept colonnes "Date", "Description", "Crédit", "Débit", "Solde", "Numéro de contrôle" et "Approbation".
Utilisez la première ligne du livre pour enregistrer le solde initial. Sous Description, écrivez "Solde de départ" (et "Solde à terme" dans les pages suivantes) et indiquez le montant de départ dans la colonne "Solde".
Enregistrez toutes les ventes, les comptes clients ou les paiements dans la colonne "Crédit", en indiquant la date et une description dans les colonnes appropriées, en précisant les raisons pour lesquelles l'argent a été reçu.
Enregistrez tous les achats, les comptes créditeurs et les chèques de paie dans la colonne "Débit", en indiquant la date et une description détaillée des raisons pour lesquelles l'argent a été dispersé. Indiquez le numéro de chèque dans la colonne "Numéro de chèque". Demandez à un responsable ou à un commis comptable de s’initier dans la colonne "Approbation".
Maintenez le solde actuel après chaque transaction de crédit et de débit pour avoir une idée de la situation financière de la société et vous assurer que les numéros de chèques ultérieurs sont utilisés et qu'aucun vol ne soit volé.
Conservez les reçus pour toutes les transactions. Conservez un talon de chèque pour les paiements et les factures pour les paiements. Mettez ces reçus dans une enveloppe de Manille pour accompagner le livre de grand livre. Rangez les articles tous les mois avec une copie du fichier du grand livre de ce mois.
Conseils
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Notez toutes les transactions au moment de la transaction. Vous ne voulez pas vous retrouver avec des jours de crédits et de débits à enregistrer à la fin du mois.
