Un livre de grand livre est un journal imprimé qui vous permet de remplir des informations dans un format de base de données - uniquement sur papier. Vous pouvez écrire dans l'en-tête de votre choix pour chaque colonne et, dans certains cas, les en-têtes sont déjà définis. Par exemple, si vous avez un événement, vous pouvez enregistrer chaque invité et ses informations de contact. Un livre de caisse répertorie les entrées de caisse d'une entreprise. Les pilotes tiennent également des grands livres pour enregistrer les informations relatives aux voyages qu’ils ont effectués.
Écrivez le titre du livre de grand livre au recto ou à l’intérieur de la couverture du livre. Indiquez également la période couverte, par exemple un an ou un trimestre (tous les trois mois).
Répertoriez les titres de colonne dont vous avez besoin pour votre livre de grand livre sur une feuille de papier séparée avant de commencer à les écrire. Prenez le temps de déterminer si ce sont les derniers en-têtes pour éviter un scénario dans lequel vous avez rempli les en-têtes, puis réalisez que vous avez manqué une colonne.
Retournez à la première page vierge du grand livre et commencez à remplir les en-têtes de colonne sur une ou plusieurs pages.
Entrez vos informations de grand livre dans le même format qu'une base de données. Par exemple, si vous avez un livre de livre de caisse, vos en-têtes peuvent indiquer "Date", "Espèces reçues", "Numéro de facture", "Description de la transaction". La première entrée pourrait se lire "11/1/2011, 10 $, 10-0293, modèle de télévision 1234", respectivement. Répétez cette procédure pour chaque entrée.
Indiquez les totaux récapitulatifs à la fin de chaque page s'il s'agit d'un grand livre financier. Laissez la dernière ligne du registre vide et écrivez le mot "Total" dans la colonne de gauche (s'il n'y a pas déjà une ligne désignée pour les totaux sur les feuilles imprimées du livre). Par exemple, dans l'exemple du livre de caisse, vous devez ajouter tous les montants en espèces à la fin de la page et répertorier le total dans la colonne "Espèces reçues".
Conseils
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Apposez un crayon sur une ficelle dans votre livre de grand livre et conservez-le dans un emplacement pratique afin de pouvoir y accéder rapidement pour effectuer vos entrées.
