Souvent, lorsqu'une organisation recherche de l'aide extérieure pour un projet, elle lance un appel d'offres ou une demande de proposition. Les entrepreneurs répondent ensuite à la demande de propositions en expliquant comment ils peuvent contribuer au projet et pourquoi leur entreprise ou leur équipe est la meilleure option pour le travail. Afin de recevoir les réponses les plus complètes et de faire le bon choix, les RFP doivent inclure des informations de base.
Une demande de propositions doit toujours commencer par une introduction et une vue d'ensemble de l'organisation à l'origine de la demande et du problème ou du projet pour lequel une assistance est nécessaire. L’introduction ne comprend généralement pas plus d’un paragraphe ou deux et doit également inclure la date d’échéance du projet et le budget proposé. L'inclusion de cette information aide les entreprises à décider de répondre ou non à la demande de propositions.
détails du projet
La deuxième partie d'une demande de propositions doit fournir des détails sur le projet ou le programme spécifique. Fournissez des détails sur l'objectif et la structure du projet, ainsi que des détails sur l'équipe qui y travaille, son emplacement, son calendrier et son statut. Cette information aide les répondants à comprendre le contexte du projet. ils peuvent ensuite adapter leur réponse aux besoins de l'organisation demanderesse.
Portée du service
Une demande de propositions doit préciser les services que vous recherchez auprès d’une entreprise extérieure. Cette gamme de services constitue probablement la partie la plus importante de la demande de propositions, car les entreprises interrogées veilleront à élaborer des propositions qui répondent à tous vos besoins. Bien que vous deviez inclure des tâches spécifiques essentielles à la réalisation du projet, la liste des services requis doit être assez générale, car chaque entreprise répondante aura sa propre approche du projet. Permettre aux entreprises extérieures de détailler leurs idées et leurs processus peut vous aider à prendre une décision plus éclairée sur la meilleure entreprise pour le poste.
Budget
Alors que certaines entreprises qui émettent des demandes de propositions hésitent à inclure des informations budgétaires, si vous avez un budget strict, incluez-les dans la demande de propositions. La DP doit comprendre une section demandant aux entreprises de préciser comment elles prévoient d’utiliser le budget, ainsi qu’une ventilation de leurs exigences et procédures en matière de facturation et de paiement. Incluez également des informations sur le type de contrat que vous accordez et sa durée.
Qualifications
Lorsque vous choisissez une entreprise externe pour travailler avec votre entreprise, vous voulez la meilleure entreprise, la plus qualifiée que vous puissiez vous permettre. La demande de propositions doit inclure une section où les entreprises interrogées peuvent détailler leurs qualifications pour le poste. Si vous recherchez une expérience spécifique, demandez aux répondants de détailler leurs compétences et leur expérience dans ce domaine. En outre, demandez des références, soit pour l’entreprise dans son ensemble, soit pour chaque membre de l’équipe.
Évaluation et soumission
Les demandes de propositions doivent inclure une ventilation des critères d’évaluation et des instructions pour la soumission de la proposition. Soyez clair et précis, en indiquant la date et l'heure de la date limite, ainsi qu'une adresse précise où vous recevrez les propositions. S'il existe des circonstances pouvant entraîner une exclusion immédiate, incluez-les également.
