Lorsque votre entreprise est invitée à répondre à une demande de proposition, un client potentiel vous invite à soumettre une réponse formelle indiquant comment vous allez exécuter un contrat. Bien que les soumissionnaires potentiels ne soient souvent pas obligés de refuser officiellement de telles invitations, vous devez toujours communiquer vos intentions par écrit, ainsi que par des moyens non officiels.
Pour soumissionner ou ne pas enchérir
Avant qu'une entreprise décide de refuser une demande de proposition, un examen interne de la demande de proposition est une étape de prudence. Les raisons internes pratiques de refus incluent la tarification du projet, la planification et le manque d'expertise concernant les services ou produits demandés. Toutefois, les raisons externes du refus de votre entreprise doivent être énoncées de manière diplomatique - la possibilité d’une relation d’affaires future ne doit jamais être négligée.
Réponses officielles et non officielles appropriées
Chaque processus de demande de proposition peut avoir des exigences uniques sur la façon de refuser officiellement une soumission. Par exemple, certaines demandes de propositions incluent une date «aucune offre» spécifique. Dans ce cas, vous devez déployer tous les efforts nécessaires pour communiquer votre intention de refuser de participer au processus de proposition avant la date prescrite dans la demande de propositions. C’est une étape particulièrement importante à gérer correctement si vous avez initialement demandé que votre entreprise soit incluse dans le processus de demande de proposition.
La demande de proposition doit contenir une liste des personnes avec lesquelles vous devez contacter afin de refuser une demande de proposition et vous devez en informer une ou plusieurs de ces personnes par courrier. Des méthodes de communication informelles telles que le téléphone et le courrier électronique sont également recommandées. Dans l’intérêt d’améliorer les opportunités d’affaires futures, vous devriez essayer de dire non avec élégance - quelquefois appelé «dire non» à la tâche tout en disant «oui» à la personne. C'est une approche intelligente à adopter lorsque vous refusez un appel d'offres.
