Une demande de proposition, également appelée demande de proposition, est un document que vous créez lorsque vous devez acquérir de nouveaux biens ou services pour votre entreprise. Une demande de propositions définit vos besoins spécifiques aux fournisseurs potentiels et les invite à soumettre des offres que vous pouvez examiner, ce qui vous permet de choisir le fournisseur capable de fournir le meilleur niveau de service pour votre entreprise dans les limites du budget que vous lui accordez. Bien qu’il n’existe pas de format normalisé pour la rédaction des demandes de propositions, ces instructions détaillées vous aideront à créer une demande de propositions efficace et claire répondant à tous les besoins de votre entreprise.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur avec programme de traitement de texte
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Imprimante (pour l'envoi)
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Papier (pour l'envoi)
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Enveloppes / affranchissement (pour l'envoi)
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Accès Internet (pour l'envoi par courrier électronique)
Déterminez vos besoins. Vous voulez passer du temps à déterminer exactement ce que vous demandez et combien vous êtes prêt à payer pour cela. Une demande de proposition couvrira à la fois vos besoins essentiels (vos exigences) et vos atouts (vos désirs), mais veillez à identifier ce qu'un fournisseur doit fournir ou fournir pour gagner votre entreprise.. Il s’agit d’un élément essentiel du processus. Si vous ne pouvez pas définir clairement vos besoins, vous ne recevrez pas de propositions répondant à ces besoins.
Rédiger un plan. Encore une fois, bien qu’il n’existe pas de règles strictes pour la rédaction d’un RFP, fournissez les informations les plus précises et les plus précises possibles. À tout le moins, vous utiliserez probablement des en-têtes de section incluant une introduction (non seulement une présentation de votre entreprise, mais aussi le projet / besoin et la manière dont vous souhaitez que ce besoin soit traité), les exigences (le -to-haves "), les critères de sélection que vous utiliserez pour déterminer à qui attribuer la soumission, le budget (combien vous êtes prêt à dépenser) et les délais (la rapidité avec laquelle vous avez besoin de le faire). Vous constaterez peut-être que vous allez ajouter ou soustraire des sections, en fonction des besoins de votre demande de proposition, ou même ajouter des sous-sections pour obtenir des informations supplémentaires qu'un fournisseur aurait besoin de connaître avant d'enchérir.
Remplissez votre section des exigences. C’est généralement la section la plus longue et celle qui requiert le plus d’attention. Assurez-vous de préciser ce que vous devez faire et non ce dont vous avez besoin - à moins que le processus ne soit un élément spécifique et essentiel du projet. En outre, utilisez des mots clairs pour différencier vos “avoir à avoir” (utiliser volonté, devoir et requis) de ceux qui sont gentils à posséder (peut, peut et facultatif).
Rédigez votre demande de proposition. Vous pouvez rechercher en ligne des exemples d'appels d'offres si vous rencontrez un blocage de rédacteur.
Vérifiez l'orthographe et corrigez votre RFP. Dans certaines industries, une décimale mal placée peut faire une énorme différence.
Distribuez votre RFP. Vous pouvez l'envoyer par courrier ou par courrier électronique à des fournisseurs potentiels que vous connaissez ou le rendre disponible par d'autres moyens, par exemple en le plaçant sur le site Web de votre entreprise.
Sélectionnez votre enchère gagnante.
Conseils
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Préparez votre demande de propositions 8 à 10 semaines avant le projet ou le service. Cela laisse le temps aux propositions de filtrer et de prendre la meilleure décision possible.
Décidez à l'avance des critères de sélection que vous utiliserez pour déterminer l'offre gagnante. Toutes les entreprises ont des forces différentes et adapteront leur proposition pour jouer en fonction de ces forces. Vous recherchez le meilleur prix, le fournisseur le plus expérimenté ou le délai d'exécution le plus rapide?
Vous pouvez demander aux fournisseurs de préparer leurs propositions d'une manière ou d'un format spécifique, mais indiquez-leur cette exigence dans la DP.
Attention
Le vendeur paie généralement pour préparer sa propre proposition / offre comme pratique courante dans la plupart des industries. Cependant, vous voudrez peut-être préciser cela clairement dans votre DP.
