Le formulaire W-2 est un document fiscal essentiel pour les employés. Les W-2 enregistrent les salaires et autres rémunérations des employés, les retenues sur la paie et autres informations sur les retenues à la source qui doivent être déclarées dans les déclarations de revenus. L'Internal Revenue Service affirme que les employés doivent recevoir leurs formulaires W-2 au plus tard le 31 janvier, afin de disposer de suffisamment de temps pour préparer leurs déclarations de revenus.
Date limite de distribution W-2
La date limite pour la distribution des formulaires W-2 par les employeurs est le 31 janvier - bien que l’IRS indique également que les employés devraient les recevoir à cette date. L'IRS peut imposer une amende aux employeurs pour chaque retard W-2, le montant dépendant du retard avec lequel les W-2 sont distribués, de la taille de l'entreprise et du fait que l'infraction soit délibérée ou non. Un employeur peut demander une prolongation en écrivant une lettre à l’IRS expliquant pourquoi elle ne peut pas distribuer les W-2 avant la date limite. Les demandes d'extension doivent être envoyées par la poste à la division des déclarations d'informations de l'IRS à Kearneysville, WV. Marquez la lettre à l'attention du coordinateur de la prolongation du temps. La demande de prolongation doit être envoyée avant le 31 janvier.
Distribution électronique W-2
Traditionnellement, les formulaires W-2 sont envoyés par courrier. Les employeurs peuvent également les envoyer par voie électronique, à condition que l’employé y consente et obtienne le W-2 d’ici la fin janvier. Les employés doivent être informés de la configuration matérielle et logicielle requise pour recevoir les formulaires W-2 par voie électronique. En outre, les employeurs doivent indiquer aux employés comment révoquer leur consentement s’ils le souhaitent. Les employés qui ne choisissent pas de recevoir les W-2 électroniques continuent de recevoir des formulaires papier.
