Plus vous attirez de personnes à une fonction professionnelle, plus vous avez la possibilité de créer des activités, d'accroître les contacts, de créer des réseaux et de faciliter les ventes futures. Pour inciter les gens à y assister, votre invitation doit être suffisamment convaincante pour que les destinataires voient la valeur personnelle et professionnelle de faire partie de votre événement.
Utilisez le papier à lettres de la société ou des invitations avec le sceau de votre société si vous postez l'invitation. Si vous l'envoyez par courrier électronique, formatez le message de manière à ce que le nom et le logo de votre société apparaissent clairement en haut. Indiquez si l'invitation concerne uniquement l'invité ou si un invité est inclus.
Attirez l'attention avec un crochet. Les professionnels du monde des affaires sont invités à de nombreux événements. Mettez donc le vôtre en valeur avec un élément unique qui rendra votre fonction digne d'assister. Il s’agit peut-être d’un conférencier reconnu, d’une occasion d’apprendre les meilleures pratiques dans un domaine particulier ou d’interagir avec d’autres personnalités du secteur. "Rencontrez Sam Smith, auteur d'un nouveau guide commercial sur le triplement de vos bénéfices en un seul trimestre!"
Décrivez l’événement, qu’il s’agisse d’une grande ouverture, d’une nouvelle expansion, d’un dévoilement de nouveau produit ou d’une conférence de presse. "Vous aurez la possibilité d'expérimenter notre nouveau logiciel de reconnaissance vocale avant qu'il ne soit commercialisé!"
Tout les traits principaux de l'événement. Un bar ouvert, de la nourriture, des divertissements, des prix de présence et des cadeaux peuvent tous inciter les participants potentiels à se présenter. "À la fin de la soirée, nous allons tirer au sort un tout nouvel ordinateur portable haut de gamme."
Dites à l’invité ce qu’il peut en retirer. «Apprenez à connaître les décideurs de toutes les grandes industries de la ville» ou «Développez votre compréhension des nouvelles tendances en matière d'embauche avec cet atelier d'une demi-journée sur les ressources humaines».
Ecrivez un appel à l'action persuasif qui donne l'impression aux participants potentiels qu'ils vont rater leur participation s'ils ne sont pas présents. «Soyez le premier à visiter notre installation de fabrication de pointe entièrement automatisée.»
Inclure l'heure, la date, le lieu et les directions. Si vous envoyez une invitation par courrier électronique, incluez un lien vers une carte et fournissez des instructions de stationnement. Imprimez clairement les directives de RSVP et une date de réponse. Si vous faites payer l’événement, incluez des options de paiement. Notez si le nombre de places est limité pour encourager une réponse rapide.
Conseils
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Envoyez des invitations plusieurs semaines à l'avance pour que les invités aient suffisamment de temps pour programmer votre fonction sur leur calendrier. Si vous ne recevez pas beaucoup de réponses, envoyez un avis de rappel une semaine avant la manifestation.
Notez les codes vestimentaires spéciaux, tels que décontracté ou cravate noire.
