Avoir les bonnes personnes à votre réunion d’affaires peut faire de l’événement une réussite. Lorsque vous créez une invitation convaincante et professionnelle, vous persuadez les invités de l’importance de la réunion, de la nécessité de leur participation et des avantages qu’ils en retirent.
Personnalisez l'invitation si vous envoyez des lettres individuelles. Utilisez le papier à en-tête de votre entreprise ou votre logo si vous envoyez des cartes préimprimées. Pour les invitations par courrier électronique, affichez votre logo et les liens de votre site Web. Adresse chaque personne par son nom et avoir la correspondance d'un haut responsable de la compagnie, avec signature.
Dirigez avec une phrase d’ouverture convaincante qui explique ce qui se passe et pourquoi la personne est invitée à y assister. Par exemple, «votre expertise du secteur fait de vous un candidat idéal pour notre nouveau comité directeur. Je voudrais vous inviter à rencontrer les personnalités influentes de notre communauté d’affaires lors d’un déjeuner et d’une présentation avec traiteur."
Mentionnez l'exclusivité de la réunion, le sujet à discuter ou les résultats souhaités de la journée. Par exemple, «Nous n’avons invité qu’une douzaine de PDG locaux à participer à cette table ronde. Notre objectif est de réfléchir à des recommandations favorables aux entreprises à présenter à la législature de l'État l'année prochaine concernant les besoins uniques des entrepreneurs de notre État. Nous voulons que votre voix soit entendue."
Notez les conférenciers invités, les repas ou les occasions de réseautage susceptibles d’attirer les professionnels pressés. Par exemple, «Nous entendrons des candidats locaux se porter candidats et proposerons une période de questions et réponses. Nous fournirons également un brunch avec traiteur et un café."
Incluez tous les détails pertinents de la réunion dans une section en surbrillance ou en gras de votre lettre qui se démarque pour l’invité. Des informations vitales telles que la date, l'heure et le lieu peuvent se perdre dans le corps d'une lettre. Mettez tout cela dans une section pour pouvoir vous y référer facilement.
Demander un RSVP avant une date précise afin que vous puissiez planifier en conséquence. Donnez aux invités plusieurs moyens de confirmer leur présence, par exemple par courrier électronique, site Web de l'entreprise, carte préimprimée ou appel téléphonique.
Conseils
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Avant de planifier une date et une heure, vérifiez les calendriers professionnels de la communauté et de la communauté et des calendriers professionnels locaux. Vous ne voulez pas concourir avec une fonction de la Chambre de commerce, un événement du club Rotary, une conférence ou un salon professionnel majeur.
Envoyez les invitations au moins un mois à l'avance avec des notifications de rappel deux semaines plus tard pour donner aux participants le temps de vous ajouter à leur horaire. Si c’est une réunion ou une conférence majeure au cours de laquelle les personnes doivent planifier leur voyage et leur hébergement, prévoyez au moins six mois à l’avance un préavis.
