Qu'il s'agisse d'une réunion d'employés ou d'une réunion à laquelle participent des gestionnaires, des employés, des PDG et des investisseurs, une personne doit être présente pour enregistrer la réunion et partager les informations avec d'autres personnes qui n'étaient pas présentes. Et comme les souvenirs peuvent être brefs, les procès-verbaux des réunions servent également à rappeler aux personnes présentes les problèmes discutés, les décisions prises et les actions que les gens sont censés prendre. Comme les procès-verbaux servent de guide pour les relations commerciales futures, il est important d'être organisé et d'inclure les bonnes informations. Cela commence par des outils fiables.
Choisissez vos outils
Au moment de choisir les outils, choisissez ceux qui vous conviennent le mieux et qui vous permettront de rester au courant de ce qui se passe pendant la réunion et de prendre des notes cohérentes. Pour certaines personnes, il s'agit d'un ordinateur portable ou d'une tablette. pour d'autres, c'est un cahier et un stylo. Disposer d'un appareil d'enregistrement tel qu'un enregistreur vocal ou un smartphone avec une application d'enregistrement peut également vous aider à revoir la réunion ultérieurement. Si vous utilisez un smartphone, une tablette ou un ordinateur, désactivez les sons, les jeux et les applications de réseaux sociaux pour ne pas être dérangé pendant la réunion. Ces outils peuvent vous aider à prendre des notes plus rapidement - mais vous devriez toujours avoir un cahier et quelques stylos ou crayons sous la main.
Utiliser un modèle
Développer un modèle peut vous aider à gagner du temps, car vous n'aurez pas à passer de précieux moments au cours de la réunion à rédiger les sujets abordés. Les programmes informatiques, y compris Microsoft Office, proposent des modèles de réunion que vous pouvez utiliser - ou vous pouvez développer votre propre document vierge à l'aide de l'ordre du jour que vous recevez avant la réunion. Ces modèles comportent généralement des sections telles que "Participants", "Eléments d'action", "Affaires nouvelles", etc., mais vérifiez auprès de votre employeur si d'autres éléments sont requis, tels que les noms des actionnaires présents, les noms des actionnaires. invités et le lieu de la réunion. En haut de chaque section, créez une petite boîte contenant le mot "Time" afin que vous puissiez écrire l'heure à laquelle cette section a commencé. Sur un ordinateur, enregistrez le modèle dans Word ou dans un autre format modifiable, en laissant quelques espaces vides dans chaque section. Si vous créez un modèle à imprimer puis à remplir manuellement, laissez un espace suffisant dans chaque section. Lorsque vous écrivez des notes à la hâte, vous écrivez souvent plus gros et occupez plus de place que si vous aviez plus de temps.
Ce qu'il faut inclure et ce qu'il faut laisser de côté
La rédaction de procès-verbaux lors d’une réunion n’a pas pour but d’enregistrer toutes les choses discutées, mais plutôt de consigner les événements qui se sont produits, suggère "Robert's Rules of Order", un petit livre qui explique comment gérer les réunions parlementaires. Ce livre est souvent utilisé par les organisations à but non lucratif et les entreprises comme guide pour l'organisation de réunions. En termes de notes de réunion, ne perdez pas votre temps à écrire tous les arguments que quelqu'un a présentés pour ou contre une action commerciale particulière, par exemple. Lorsque quelqu'un présente une motion, par exemple, écrivez le texte exact de la motion, son auteur et les résultats finaux du vote. Cependant, vous n'avez pas besoin d'écrire les commentaires de chacun pour ou contre la motion. Quand quelqu'un fait un rapport, écrivez qui a fait le rapport, le nom du rapport, un bref résumé du rapport et les mesures prises. Et puisque vous prenez des «procès-verbaux», écrivez également l'heure à laquelle la décision a été prise, ainsi que l'heure à laquelle les gens ont commencé à discuter du sujet.
Développer une sténographie
Même si vous n'écrivez pas tous les événements, il arrive parfois que l'action de la réunion aille plus vite que vous ne le pouvez. Lorsque cela se produit, utilisez votre propre raccourci. Par exemple, vous pouvez utiliser des abréviations de termes professionnels courants, tels que "mgmt" pour la gestion ou "prod" pour le produit ou la productivité. Utilisez les initiales des personnes impliquées dans la réunion, telles que "JS" pour John Smith. Des symboles tels qu'un point d'interrogation peuvent également être un raccourci pour "question". Par exemple, vous pourriez écrire "JS?" pour indiquer que John Smith a posé une question. Développez votre propre raccourci, puis traduisez-le en termes que tout le monde peut comprendre avant de publier les notes de réunion.
