Si vous travaillez ou faites du bénévolat dans un organisme à but non lucratif, vous comprenez qu'une grande partie du financement de l'organisme provient de dons de particuliers et d'institutions. Les organismes à but non lucratif peuvent également solliciter des dons en envoyant des lettres à des donateurs antérieurs et potentiels, demandant de l'argent. Un élément clé de la lettre consiste à expliquer à un donateur pourquoi son don est si important pour l’organisation. Certaines lettres informent également les donateurs des incitations qu’ils recevront s’ils versent de l’argent.
Ouvrez un nouveau document texte pour votre lettre. Laissez plusieurs espaces en haut de la lettre pour le papier à en-tête de votre organisation à but non lucratif.
Tapez la date de la lettre, appuyez deux fois sur «entrer», puis tapez le nom complet du destinataire. Sur la ligne suivante, tapez son adresse, puis sur la ligne suivante, sa ville, son état et son code postal. Appuyez sur "entrer" deux fois.
Tapez "Cher" puis le nom du destinataire. Utilisez le prénom si vous souhaitez paraître sympathique et personnel ou son titre et son nom de famille si vous souhaitez être plus formel. Tapez deux points après le nom. Ne jamais ouvrir la lettre avec "Cher ami" ou quelque chose de générique. Vous demandez aux gens de faire des dons, vous devez donc être aussi personnel que possible. Si vous avez beaucoup de lettres à écrire, envisagez d’utiliser un programme de messagerie qui insère automatiquement les noms.
Appuyez sur "entrer" deux fois, puis tapez le corps de la lettre. Écrivez une histoire attrayante dans le premier paragraphe. Cela devrait attirer l'attention du lecteur et lui permettre de continuer à lire la lettre. L'histoire doit raconter comment votre organisation a aidé un individu. Par exemple, si vous fournissez de la nourriture à des familles de travailleurs, racontez l'histoire d'une famille que vous avez aidée et expliquez comment la nourriture les a aidés à prospérer. Si vous êtes un organisme du secteur des arts de la scène, racontez l'histoire d'un enfant qui a été touché en voyant une pièce de théâtre ou une danse dans votre salle.
Continuez la lettre en expliquant comment l'argent du donateur aidera votre organisation à continuer à remplir sa mission. Utilisez le mot "vous" fréquemment dans la lettre pour que le donneur se sente impliqué dans l’organisation et le rende utile. Soulignez que ses dons font la différence. Laissez un espace entre chaque paragraphe pour plus de lisibilité.
Demandez de l'argent dans le dernier paragraphe de la lettre. Soyez précis dans votre demande en tapant quelque chose comme "Pouvez-vous donner 50 $, 100 $ ou tout ce que vous pouvez vous permettre de nous aider à nourrir ceux qui ont faim cet hiver?" Assurez-vous de le formuler comme une demande, pas une demande. Un donneur ne veut pas avoir l'impression que vous attendez de l'argent de sa part.
Merci d'avance au donateur et fermez la lettre. Tapez "sincèrement", puis appuyez sur "entrer" quatre fois pour laisser un espace pour votre signature. Tapez votre nom et le titre pertinent, tel que "Directeur des dons" ou "PDG" en dessous.
Ajoutez un post-scriptum à la lettre si vous pensez que cela est pertinent. Par exemple, si vous avez reçu une subvention de défi, indiquez que chaque dollar donné par le donateur sera doublé jusqu'à une certaine date. Si vous avez une promotion, telle qu'un t-shirt gratuit pour chaque don de 50 $, mentionnez-le dans le post-scriptum.
