Les résolutions sont des documents officiels utilisés pour consolider et documenter les votes d'une décision prise par les membres du conseil d'administration d'un organisme gouvernemental à but non lucratif ou public. Les décisions se rapportent normalement à des questions financières, à la mise en œuvre d'une politique ou à toute adoption, autorisation ou approbation d'actions entreprises par une entité gouvernementale ou à but non lucratif.
Formatez une résolution en plaçant la date de la résolution et un numéro de résolution ou de référence en haut du formulaire de résolution. S'il s'agit de la première résolution à voter, le numéro peut être 00001 et toutes les résolutions après la première seront numérotées dans l'ordre.
Le nom de la résolution doit être intitulé par le sujet. Par exemple, un titre possible pourrait être "Approbation du budget pour l'exercice financier".
Le libellé de la résolution devrait être formel, en commençant par la première phrase faisant référence à la responsabilité du conseil. En voici un exemple: "Attendu que le conseil d'administration est chargé d'approuver tous les budgets de l'organisation à but non lucratif XYZ".
La phrase suivante ou la partie suivante de la résolution devrait documenter les faits ou les raisons pour lesquelles la mesure est prise. Par exemple, "Attendu que le personnel financier de l'organisation à but non lucratif XYZ a élaboré le budget en fonction des projets, des dépenses et des coûts opérationnels de l'organisation XYZ; et que le comptable de XYZ a vérifié et examiné tous les états financiers de l'exercice précédent; et que le budget actuel se compose de chiffres prévisionnels fondés sur les dépenses antérieures et prévisionnelles ainsi que sur les états comptables."
La dernière déclaration sur la résolution consiste en l’action votée, telle que: «Maintenant, qu’il soit donc résolu d’approuver, d’adopter et d’autoriser le budget XYZ pour l’exercice financier». La partie suivante de la résolution énumère les noms des membres du conseil votant sur la résolution ainsi qu'un espace avec leur vote d'approbation ou de désapprobation. La résolution est approuvée si la majorité des membres du conseil d’administration vote «oui» et la résolution n’est pas approuvée si la majorité des membres du conseil d’administration vote «non». Une signature du président du conseil d'administration doit être apposée sur le document avec l'enregistrement du vote.
