Le rapport annuel à but non lucratif est plus efficace lorsqu'il est écrit et conçu en tenant compte de l'importance et de l'utilisation du document. Le document sert de carte de rapport, de remerciement aux donateurs et aux autres supporters, une opportunité de partager des informations avec la communauté à but non lucratif et un outil marketing pour attirer de nouveaux supporters. Les lecteurs de rapports annuels recherchent des informations sur la quantité, la qualité et les résultats concernant les programmes, les clients et les revenus. Les rapports annuels bien conçus comprennent un équilibre entre récit, photographies, listes et représentations graphiques des données financières. Un rapport annuel bien rédigé raconte les histoires individuelles derrière les diagrammes à secteurs et les listes de donateurs.
Déterminez le contenu de votre rapport annuel. Que votre publication soit un magazine épais et glacé ou un bulletin de quatre pages, vos lecteurs rechercheront des informations spécifiques dans votre rapport annuel: une lettre d'une page du président du conseil d'administration ou du directeur général de l'association, des rapports sur les réalisations de l'organisation, des rapports de programmes spéciaux ou grandes divisions, rapports financiers, liste des membres du conseil d’administration et du personnel clé, liste des donateurs, classée par montant et classée par ordre alphabétique.
Utilisez une écriture claire, simple et honnête avec un ton informel mais professionnel. Énoncez les faits clairement et utilisez un ton détendu et personnel pour écrire sur les réalisations et les histoires personnelles qui décrivent l'impact sur les clients et la communauté.
Choisissez des mots dans votre écriture qui véhiculent de la positivité, de la fierté et un engagement envers votre mission. Évitez les écrits inutilement dramatiques, mais partagez des informations qui engagent le lecteur et séduisent les donateurs qui ressentent un sentiment de partenariat dans votre travail. Par exemple, racontez l’histoire d’un client pour décrire les réalisations d’un programme et relier les activités à la mission de votre organisation.
Incluez quelques barres latérales pour souligner les données importantes des rapports de programme, telles que la ventilation des clients par âge et appartenance ethnique ou les participants à un programme de recherche d'emploi et leur statut à la fin de l'année. Cette information résumée aide les lecteurs à comprendre la ligne de fond des articles et ajoute également une perspective humaine.
Préparez les éléments visuels pour vos informations financières en utilisant les données de votre rapport financier pour afficher les tendances, les totaux et les résumés. Par exemple, créez un graphique à secteurs indiquant le pourcentage du budget utilisé par chaque département ou un graphique à barres indiquant l'évolution des dons au cours des quatre dernières années. Utilisez une zone de texte pour répertorier le total des fonds reçus de différents types de donateurs, tels que les fondations et les particuliers. Les visuels financiers fournissent aux lecteurs des instantanés mémorables.
Choisissez les photos que vous utiliserez pour raconter ces histoires. Vous pouvez utiliser des photos d’une maison que votre organisation a aidé à construire, d’élèves de votre programme après l’école, d’animaux dans votre abri de secours, d’arbres plantés dans des écoles de la région ou de membres du personnel organisant une marche.
Conseils
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Choisissez la mise en forme en fonction de la longueur et du contenu de votre rapport annuel. Un long rapport peut bénéficier de sections telles que programmes, réalisations, finances et donateurs. Vous pouvez choisir de diviser le texte en intercalant les photos et les graphiques dans un récit en cours, séparé uniquement par des en-têtes.
Le lecteur de rapports annuels type est particulièrement intéressé par la lettre du PDG ou du président du conseil, le nom du lecteur sur la liste des donateurs, les légendes des photos et les totaux financiers, selon Board Café sur le site Web de Blue Avocado.
