L’assemblée générale annuelle (AGA) est une réunion des membres du conseil d’administration, des actionnaires, des investisseurs et des membres de la haute direction, qui examine les informations fiscales et couvre les principales décisions et modifications apportées au cours de l’année précédente. Les procès-verbaux de l'AGA sont compilés comme un compte rendu de la réunion et contiennent des détails spécifiques sur toutes les décisions importantes prises lors de la réunion, ainsi que des notes sur les dirigeants élus. Les procès-verbaux sont généralement joints à une annexe des rapports discutés ou présentés lors de la réunion.
Tapez le nom de votre organisation, suivi de «Procès-verbal de l'assemblée générale annuelle». Tapez ensuite la date et l'heure complètes du début de la réunion et son emplacement. Le lieu devra inclure le nom de la salle de conférence et le lieu de la réunion.
Écrivez le préambule. Utilisez le chiffre romain "I" suivi du terme PREAMBULE pour présenter les participants. Faites la liste de tous les membres participant à la réunion, en commençant par le président. Ensuite, listez le vice-président, le trésorier, le secrétaire et les membres exécutifs présents. Les noms complets ou les prénoms et prénoms peuvent être utilisés pour cette section.
Liste des observateurs et des excuses. Si des participants à la réunion ne sont pas des membres de la direction ou du comité, ils peuvent être listés en tant qu'observateur ou excuse. Si personne ne tombe dans l'une ou l'autre catégorie, indiquez "Nil" pour chacune d'elles.
Présentez le procès-verbal de la réunion précédente. Utilisez le chiffre romain "II" suivi des minutes de la réunion précédente pour cette section. Indiquez les motions qui ont été proposées, appuyées et reportées à la présente réunion.
Présentez les rapports de la réunion. Commencez cette section en utilisant le chiffre romain "III" suivi de RAPPORTS. Répertoriez les rapports individuellement en tant qu'éléments de l'annexe.
Enregistrez le processus électoral. Utilisez le chiffre romain "IV" pour indiquer les élections des directeurs du scrutin, du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et de tout autre représentant élu. Pour chaque candidat, vous devrez inclure: la personne nommée; par qui ils ont été nommés; qui a secondé la candidature; et si le candidat a refusé ou accepté la candidature. Le dirigeant élu sera alors désigné comme tel dans les minutes.
Enregistrez les élections des officiers publics. Si vous élisez des membres de la fonction publique, vous devrez indiquer le nom du candidat et les personnes qui ont nommé et détaché le responsable.
Énumérez toutes les motions adoptées ou présentées à la réunion. Une motion est un vote pour ou contre une politique ou une décision donnée et peut être présentée au cours de la réunion. Énumérez toutes les discussions dans le procès-verbal et indiquez si la motion a été adoptée ou rejetée.
Enregistrez les objets "Autres affaires". Sous le chiffre "V", récapitulez et résumez les discussions ou événements survenus au cours de la réunion en dehors des élections et des présentations. Une liste à puces ou 2 à 3 phrases à propos de chaque élément suffit généralement à la relire à la prochaine réunion.
Liste des informations annexes et des données financières. La dernière section du procès-verbal de l'AGA doit énumérer les annexes mentionnées plus haut dans le procès-verbal et se terminer par un résumé des données financières fourni par le trésorier.
Conseils
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L’AGA a généralement lieu chaque année pour informer les membres des activités de l’année précédente et élire des fonctionnaires et des fonctionnaires pour l’année à venir. Des copies des procès-verbaux de l'AGA peuvent être distribuées à tous les participants peu après la réunion. Le secrétaire devra peut-être fournir une copie du procès-verbal de l'AGA lors de la prochaine réunion pour examen.
