Au cours d'une journée de travail bien remplie, il est facile de perdre ou d'oublier des détails importants. Une tenue des dossiers soignée est impérative, en particulier lors de réunions de travail. Le procès-verbal sert de compte rendu officiel de la réunion. Ils doivent décrire qui était présent lors de la réunion, ce qui a été discuté et ce qui a été décidé. S'ils sont soigneusement préparés, ils peuvent constituer l'une des méthodes les plus efficaces pour informer tout le monde, sur la même page, des décisions professionnelles passées, présentes et futures.
Articles dont vous aurez besoin
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Programme de la réunion
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Note prenant des objets ou un traitement de texte
Enregistrez la date, l'heure et le lieu de la réunion.
Énumérez, par ordre d'ancienneté, toutes les personnes présentes.
Indiquez si un quorum est présent, si nécessaire. Un quorum ou un nombre minimum de participants ne sont pas nécessairement requis pour que la réunion soit valide. Toutefois, si un quorum est requis et présent, cela signifie que les décisions commerciales prises lors de la réunion sont valides et exécutoires. Sans quorum, l'entreprise ne peut pas agir.
Décrivez les procédures dans l'ordre chronologique. Commencez par noter quand la réunion a été convoquée à l'ordre et par qui.
Notez le nom de chaque personne qui commence un sujet et notez les détails les plus importants de la discussion.
Ecrivez les noms des personnes qui sont d’accord ou non avec ce qui est discuté et indiquez de manière concise la nature de l’accord ou du désaccord.
Terminez chaque partie de la réunion par un résumé de la décision finale.
Répétez les étapes 5 à 7 jusqu'à la fin de la réunion.
Rédigez un récapitulatif officiel de la réunion en fonction de vos notes. Utilisez le papier à en-tête de la société et envoyez la copie finale à chaque personne présente.
Conseils
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Utilisez l’ordre du jour de la réunion comme schéma pour vos procès-verbaux. Les ordres du jour décrivent généralement les principaux sujets de la réunion. L’utilisation de l’agenda comme plan aide à garder vos minutes organisées.
Neal Hartman, maître de conférences en communication managériale à la Sloan School of Management du MIT, suggère dans une colonne du site Web de Forbes d'interdire la technologie lors de réunions pour que tout le monde soit concentré. Si vous décidez d'utiliser la technologie pour vous aider à capturer les minutes, envisagez de mettre en œuvre un logiciel sans distraction qui bloque temporairement l'accès au courrier électronique, à Internet ou à d'autres programmes en plus d'un simple traitement de texte.
